Phần Mềm Nhân Sự Công Ty - Giải Pháp Cho Thời Đại Mới

Năm 2021 đánh dấu những bước tiến đầu tiên trong thập kỷ mới. Các giải pháp quản trị nhân sự ngày càng phát triển không ngừng về chất lượng lẫn số lượng. Trong đó không thể bỏ qua phần mềm nhân sự công ty. Ngay bây giờ, cùng HROnline tìm hiểu về giải pháp dành cho nhân sự thời đại mới này nhé! 

Những vấn đề của cách quản lý nhân sự truyền thống

Trước khi bắt đầu khám phá về phần mềm nhân sự công ty, chúng ta hãy cùng nhìn lại những khó khăn mà các cách quản trị nhân sự truyền thống đang gặp phải.

Khó khăn trong việc quản lý nhân sự bằng giấy tờ

Tiêu tốn nhiều thời gian

Với số lượng giấy tờ luôn gia tăng liên tục từng ngày, phòng nhân sự luôn gặp rất nhiều khó khăn trong việc sắp xếp, phân loại và trích xuất các thông tin cần thiết. Theo Gartner (Tập đoàn nghiên cứu toàn cầu về CNTT, tài chính, nhân sự,... có trụ sở tại Hoa Kỳ), các chuyên viên nhân sự thường lãng phí từ 20-30% thời gian làm việc trong tuần trong việc quản lý các tài liệu giấy tờ.

Dữ liệu không được đồng bộ

Việc toàn bộ thông tin đều được lưu trữ trên giấy tờ sẽ khiến cho việc đồng bộ dữ liệu gần như là không thể. Lý do chính là vì các tập tài liệu đó không được lưu thông xuyên suốt giữa các bộ phận khác nhau. Điều này mang đến rất nhiều khó khăn trong công tác trao đổi, tổng hợp cũng như là phân tích các vấn đề cấp thiết. Vô hình chung ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc chung của cả một quy trình vận hành.

Quản lý nhân sự bằng giấy tờ mang đến nhiều khó khăn cho doanh nghiệp.

Những hạn chế khi quản trị nhân sự bằng Excel

Khó thống nhất dữ liệu

Excel trong công tác quản trị nhân sự thường được dùng ở 2 dạng chính. Thứ nhất là “quản lý tập trung”, toàn bộ phòng nhân sự sẽ sử dụng một file duy nhất để tổng hợp dữ liệu. Điều này sẽ gây ra khó khăn khi có 2 người cùng truy cập một lúc để chỉnh sửa. Phương pháp thứ hai là “quản lý phân tán”, mỗi cá nhân sẽ có một file riêng và sẽ được tổng hợp lại khi cần sử dụng. Tuy nhiên lựa chọn này sẽ tốn kém nhiều thời hơn.

Không có khả năng tích hợp với các công cụ quản lý nhân sự khác

Việc quản lý nhân sự chỉ bằng Excel sẽ mang đến rất nhiều bất tiện vì nó không thể tích hợp với các phần mềm quản trị nhân sự chuyên dụng. Lúc này, phòng nhân sự phải sử dụng đồng thời cả Excel và các phần mềm khác, khiến cho việc quản lý trở nên rất cồng kềnh. Vấn đề này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất làm việc của phòng nhân sự.

Excel vẫn chưa phải là giải pháp nhân sự tối ưu nhất.

Những tiềm năng mới dành cho công tác quản lý nhân sự

Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, những cải tiến mới đã được áp dụng ngày càng phổ biến. Trong đó bao gồm cả các công tác quản trị nhân sự bằng những phần mềm nhân sự công ty.

Sự phát triển của các dịch vụ điện toán đám mây (Cloud)

Dịch vụ điện toán đám mây là gì?

Đây là các dịch vụ có sẵn thông qua một máy chủ điện toán đám mây từ xa. Các dịch vụ này được thiết kế để cung cấp khả năng truy cập ứng dụng và tài nguyên một cách dễ dàng, giá cả phải chăng mà không cần cơ sở hạ tầng hoặc phần cứng nội bộ. Chúng được quản lý bởi bên thứ ba, cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào các dịch vụ máy tính như phân tích hoặc kết nối mạng qua internet.

Đâu là lợi ích từ dịch vụ điện toán đám mây?

Với điện toán đám mây, dữ liệu của tổ chức có thể dễ dàng được lưu trữ, xử lý, phục hồi hoặc tải về. Người dùng có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu tại bất kỳ thời điểm và vị trí nào, miễn là thiết bị của họ được kết nối với Internet. Ngoài ra, tất cả những cải tiến và cập nhật đều sẽ được thực hiện một cách tự động. Từ đó giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian và khối lượng công việc cho các nhà quản lý.

Các dịch vụ điện toán đám mây đang phát triển một cách nhanh chóng.

Sự đi lên của các dịch vụ SaaS

SAAS là gì?

Phần mềm dạng dịch vụ (SaaS – Software as a Software) là một mô hình phân phối các phần mềm dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Trong đó các nhà phân phối sẽ bán những dịch vụ dựa trên phần mềm của mình. Một cách dễ hiểu hơn, họ sẽ xây dựng và duy trì một phần mềm trên nền tảng web. Khách hàng sau khi trả một số khoản phí có thể sử dụng chúng từ xa thông qua mạng internet.

Ưu điểm của SaaS trong doanh nghiệp

Một trong những lợi ích tuyệt vời nhất mà SaaS sở hữu chính là tiết kiệm chi phí một cách tối ưu. Cụ thể, chúng ta không cần phải cài đặt và chạy các phần mềm trên hệ thống của doanh nghiệp. Điều đó giúp tiết kiệm đáng kể các khoản phí liên quan tới giấy phép phần mềm, lắp đặt phần cứng hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu mới.

SaaS đang dần trở thành mô hình được ưa chuộng hàng đầu.

Phần mềm nhân sự công ty – Giải pháp cho thời đại mới

Với sự cộng hưởng từ sự phát triển của các nền tảng công nghệ, không quá khó hiểu khi con người bắt đầu thay đổi tư duy làm việc của mình. Một trong những chuyển biến mạnh mẽ nhất chính là việc áp dụng các phần mềm nhân sự công ty.

Phần mềm nhân sự công ty là gì?

Phần mềm nhân sự công ty (hay Personnel Management Software) là một ứng dụng được tạo ra trên nền tảng kỹ thuật số và công nghệ thông tin. Đây là một giải pháp nhân sự dựa trên sự phát triển của dịch vụ điện toán đám mây nói chung và mô hình SaaS nói riêng. Chính vì thế, chúng được thừa hưởng toàn bộ những ưu điểm nổi bật nhất từ hai nền tảng trên. Vai trò cốt lõi của các phần mềm này là hỗ trợ quản lý các nhiệm vụ nhân sự hằng ngày, cũng như những mục tiêu nhân sự tổng thể của một công ty hoặc doanh nghiệp.

Phần mềm về nhân sự đang là lựa chọn hàng đầu cho các tổ chức.

Công dụng của phần mềm nhân sự công ty

Đây là giải pháp tạo điều kiện thuận lợi cho phòng nhân sự trong việc quản lý các tác vụ từ cơ bản đến phức tạp. Điển hình là: quản quản lý chấm công, tính toán các khoản lương-thưởng, quản lý nghỉ phép, lịch công tác, quản trị phúc lợi nhân viên,... Tất cả đều được thực hiện trên nền tảng kỹ thuật số. Ngoài ra, các phần mềm về nhân sự này còn tích hợp những tính năng hữu ích khác như tập trung nâng cấp các chiến lược quản lý nhân sự, bằng cách xử lý công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nhân sự.

Vì sao nói phần mềm về nhân sự là giải pháp cho thời đại mới?

Thế giới đã bước sang những bước tiến đầu tiên trong thập kỷ 2020 - 2030. Điều đó đồng nghĩa rằng, các giải pháp thế hệ mới sẽ dần thay thế những cách thức truyền thống. Số hoá sẽ là hướng đi được chú trọng đặc biệt trong giai đoạn sắp tới. Để có thể tiếp tục duy trì và phát triển, các doanh nghiệp và công ty bắt buộc phải thay đổi phương án quản trị nhân sự của mình ngay từ thời điểm này. Áp dụng phần mềm về nhân sự ngay bây giờ sẽ mang về những giá trị tuyệt vời như:

• Tiếp cận sớm với phần mềm nhân sự công ty sẽ giúp cho bộ phận nhân sự có thời gian để tiếp thu và làm quen với phương pháp mới. Từ đó có thể dễ dàng thích nghi với những cải tiến hoặc cập nhật của phần mềm trong tương lai.
• Trong thời đại mà quá trình cạnh tranh giữa các tổ chức ngày càng khốc liệt. Việc nắm bắt thời cơ thay đổi quy trình quản lý nhân sự theo hướng số hoá sẽ mang về những lợi thế nhất định trước đối thủ của mình. Điển hình như tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian, chi phí, ... một cách đáng kể.
• Tất cả các tổ chức với những quy mô khác nhau đều có thể áp dụng phương án mới này. Chúng có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ như một phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và lớn.

Phần mềm về nhân sự là phương án phù hợp nhất trong thời đại mới.

HROnline – Giải pháp phần mềm về nhân sự nổi bật nhất 2021

HROnline là một sản phẩm công nghệ chiến lược đầy tâm huyết của SoftOne. Nhờ vào việc được phát triển bởi một đội ngũ chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản trị nhân sự và công nghệ thông tin, HROnline đã dần trở thành một trong những phần mềm về nhân sự nổi bật nhất. Tính đến thời điểm đầu năm 2021, HROnline đã được tin dùng từ hơn 2000 doanh nghiệp và công ty khắp cả nước.

Bên cạnh những công dụng tuyệt vời mà một phần mềm nhân sự công ty có thể có, HROnline còn sở hữu những lợi ích then chốt như sau:

• Giảm thiểu thời gian, chi phí và công sức cho đội ngũ quản lý. Từ đó nâng cao đáng kể năng suất làm việc của toàn bộ phòng nhân sự.
• Kiểm soát dễ dàng các chỉ số về lịch nghỉ, lịch làm việc, chỉ số KPI, và rất nhiều dữ liệu khác của toàn bộ nhân viên.
• Dễ dàng truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu. Vì thế có thể hỗ trợ phân tích các vấn đề cần thiết một cách đơn giản và nhanh chóng.
• Cải thiện bảo mật dữ liệu quan trọng, cải thiện khả năng giao tiếp của các bộ phận. Từ đó nâng cao trải nghiệm làm việc của mọi người.

Khách hàng có thể sử dụng HROnline như một phần mềm nhân sự miễn phí trong thời gian dùng thử sản phẩm. Từ đó mọi người sẽ có được những góc nhìn và đánh giá chính xác hơn trước khi đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm cho công ty của mình.

Phần mềm về nhân sự HROnline.

Trên đây là những phân tích về tiềm năng phát triển của phần mềm nhân sự công ty trong thời đại mới. Hy vọng với những thông tin đầy hữu ích này, mọi người có thể có một cái nhìn khác về phương hướng đổi mới trong công tác quản trị nhân sự trong tương lai.