Hướng Dẫn Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả

05/06/2021 599

Phần mềm quản lý nhân sự là một hệ thống được tích hợp nhiều chức năng để hỗ trợ các công tác quản lý trong bộ phận nhân sự, tạo thành một hệ thống duy nhất. Nếu như trước đây, doanh nghiệp phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm khác nhau để quản lý từng nghiệp vụ nhân sự thì giờ đây, mọi thứ được tích hợp trong một phần mềm duy nhất, không những tiết kiệm được thời gian, chi phí hoạt động mà còn mang đến hiệu quả công việc cực kì tốt. Sau đây HrOnline sẽ hướng dẫn cách xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho các bạn, cùng nhau tìm hiểu nhé!

Hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự ngày càng được tin dùng bởi tính chính xác và hiệu quả mà nó mang lại. Phần mềm cung cấp cho người dùng nhiều tính năng hiện đại để có thể thực hiện các quy trình nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn. Dựa theo những yêu cầu của công tác quản lý nhân sự, có thể kể ra một số công việc của bộ phận nhân sự như: quản lý chấm công - tính lương, quản lý hồ sơ các nhân, quản lý phúc lợi, nghỉ phép - công tác, quản lý quá trình làm việc,...
Một số phần mềm nhân sự còn cung cấp thêm các tiện ích nâng cấp, cung cấp cho bộ phận nhân sự có được những công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,... nguồn nhân lực thành một quy trình làm việc chuyên nghiệp hơn, nâng cao được giá trị của công công ty. 

Những chức năng chính của phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự được tích hợp đầy đủ các chức năng để quản lý độc lập các phòng ban trong doanh nghiệp, và đáp ứng đầy đủ các chức năng từ cơ bản đến nâng cao cho công việc quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp, bao gồm:

  • Chấm công - tính lương thưởng, thuế thu nhập, BHXH
  • Quản lý nguồn nhân lực: Sơ đồ tổ chức, Hồ sơ nhân viên, Hợp đồng lao động, Bảo hiểm, Phân ca, Chấm công, Đơn từ, Đánh giá năng lực, Quản lý tài sản, Tiền lương,...
  • Công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới
  • Báo cáo tự động

Ngoài ra, còn mở rộng thêm các tiện ích nâng cao và quản lý toàn diện hơn cho những doanh nghiệp lớn hoặc muốn mở rộng thị trường như: 

  • Quản lý tài liệu
  • Quản lý hệ thống
  • Quản lý lịch biểu
  • Truyền thông nội bộ
  • Quản lý tài chính - kế toán
  • Quản lý bán hàng 
  • Quản lý sản xuất

>>>Ngoài ra bạn có thể tham khảo thêm: phần mềm quản lý nhân sự full crack

Hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

Đã có rất nhiều doanh nghiệp bỏ ra một khoản lớn chi phí vì muốn xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự từ các nhà cung cấp tại nước ngoài. Tuy nhiên, những lợi ích được nhận lại quả thật không tương xứng với giá tiền bỏ ra, vì doanh nghiệp chưa thực sự biết khai thác các tính năng một cách triệt để mà phần mềm đó mang lại. 
Và sau đây là cách mà HrOnline muốn gợi ý cho bạn để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hoàn hảo:

Các bước để xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Bước 1: Xác định rõ ràng về nhu cầu của doanh nghiệp đang cần và khả năng có thể chi trả 

Bước đầu tiên này cực kỳ quan trọng để xác định được doanh nghiệp có phù hợp và thật sự sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả hay không? Khi đã xác định rõ được nhu cầu của mình, thì doanh nghiệp có thể liệt kê những yếu tố về sản phẩm mình cần sẽ như thế nào, và từ đó tìm nhà cung cấp phần mềm tốt nhất. Sau đó chọn ra khoảng giá tiền mình có thể chi trả cho hệ thống quản lý để dễ dàng hơn trong việc lựa sản phẩm phù hợp. 

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín chất lượng

Sau khi đã có những thông tin chi tiết từ bước 1, đến giai đoạn chọn nhà cung cấp phần mềm sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp cần mang những yêu cầu đã vạch ra để so sánh với các chức năng mà các nhà cung cấp hiện đang cung cấp, tìm ra được sản phẩm phù hợp, nếu trùng khớp yêu cầu thì việc mua phần mềm không còn là trở ngại nữa. 

Bước 3: Triển khai sử dụng dự án phần mềm quản lý nhân sự

Để dự án có thể thành công thì cần sự hợp tác chặt chẽ giữa nhà cung cấp và người sử dụng. Các giai đoạn sau đây sẽ giúp cho việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thành công là:

  • Giai đoạn 1: Lên kế hoạch cho dự án

Bước khởi động cho dự án là lên những nội dung về các nguồn nhân lực hiện có cần được quản lý, tiêu chí thực hiện, mức độ rủi ro và xác định quy mô của doanh nghiệp. 

Các nhiệm vụ cốt lõi cho dự án của doanh nghiệp được triển khai là cần có các cuộc họp với bộ phận quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra những mục tiêu cụ thể cho bảng kế hoạch sắp tới, từ đó có thể thiết lập được các nguồn nhân lực có thể đáp ứng tốt được việc triển khai kế hoạch.

  • Giải đoạn 2: Phân tích dự án

Đến giai đoạn này của dự án thì trong doanh nghiệp phải triển khai và đào tạo cho các nhân viên về những hiểu biết, kiến thức cơ bản của phần mềm và cách thức triển khai hệ thống quản lý nhân sự. Vì nhân sự và các cấp quản lý sẽ là người trực tiếp sử dụng phần mềm thường xuyên nên cũng cần tìm hiểu về nhu cầu của họ đối với 1 phần mềm quản lý. Nếu phần mềm nhận được sự hưởng ứng ko nhiệt tình hoặc bất đồng ý kiến thì việc triển khai phần mềm trên toàn hệ thống gặp nhiều khó khăn và trở ngại. Nên việc nhân viên cần hiểu rõ chi tiết về quy trình hoạt động rất cần thiết.

  • Giai đoạn 3:  Thực hiện dự án 

Nhà cung cấp phần mềm sẽ thiết kế dựa theo những yêu cầu của doanh nghiệp đã đề ra từ bước trên. Điều chỉnh lại hệ thống nhiều lần cho đến khi hoàn toàn thỏa mãn đầy đủ các nhu cầu của khách hàng và phải phù hợp với nghiệp vụ đặc thù của họ. Sau khi đã hoàn thành thì nhà cung cấp sẽ đóng gói và chuyển giao toàn bộ hệ thống, tài khoản quản lý, đào tạo, và cuối cùng là hướng dẫn sử dụng.

  • Giai đoạn 4: Nghiệm thu dự án

Kế hoạch đang được triển khai nên được thực hiện đồng thời cùng với quá trình đào tạo cho người dùng là nhân viên. Sau khi đã hoàn tất các quy trình của dự án, nhận được xác nhận từ hệ thống phần mềm quản lý thì tất cả các giai đoạn coi như đã hoàn tất. Tất cả mọi quy trình đều đang hướng tới giai đoạn cuối này, vì thế doanh nghiệp cần phải lên danh sách kiểm tra để đảm bảo được mọi nhu cầu cần thiết đều đã được đáp ứng. 
Những trên thực tế hiện nay, khối lượng công việc trong một dự án đều nằm ở khâu tư vấn sản phẩm là chiếm khoảng 80%, còn lại quá trình lập trình và xây dựng hệ thống chỉ chiếm khoảng 20% mà thôi. Vì thế sự thành hay bại của một dự án đều nằm ở quá trình tư vấn cho khách hàng. 

Sau khi đã triển khai xong toàn bộ hệ thống phần mềm quản lý nhân sự, công việc vẫn chưa kết thúc mà chuyển sang quá trình bảo hành hệ thống, vì trong quá trình doanh nghiệp sử dụng sẽ phát sinh thêm nhiều lỗi về phần mềm và cần sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp phần mềm. Do đó, việc chọn được nhà cung cấp có uy tín, đảm bảo được dịch vụ bảo hành tận tâm cũng như các dịch vụ sau mua hàng là yếu tố cực kì quan trọng. 

Một số nhà cung cấp hiện nay cung cấp đủ các quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp là:

  1. Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline của công ty Giải Pháp Phần Mềm Softone
  2. Phần mềm quản lý nhân sự Lotus Pro của công ty Hosco
  3. Phần mềm quản lý nhân sự Bravo của công ty Bravo

HrOnline đã hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý nhân sự rất chi tiết và hiệu quả. Quá trình để tìm ra được sản phẩm phần mềm phù hợp với doanh nghiệp không phải là bài toán khó. Để tránh gặp rủi ro trong quá trình sử dụng hay mất nhiều chi phí dư thừa thì các bạn cần cẩn thận trong quá trình tìm nhà cung cấp phần mềm uy tín nhé. Chúc các bạn thành công. 

>> Xem thêm : đặc tả yêu cầu phần mềm quản lý nhân sự