NGHIÊN CỨU CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN THEO KPI HIỆU QUẢ NHẤT

Đánh giá nhân viên là một hoạt động tuyệt đối không thể thiếu trong quá trình quản lý nhân sự của một tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của đánh giá nhân viên hướng đến chính là để các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được toàn bộ quá trình và kết quả làm việc của nhân viên. Để thực hiện được mục đích này, buộc các doanh nghiệp phải đề ra các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI đầy đủ và chi tiết nhất. Vậy, các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI là gì? Đâu là các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI hiệu quả nhất?

Đánh giá nhân viên là một trong những giai đoạn vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Nó được diễn ra thường xuyên, có thể theo tuần, tháng, quý, năm...  và tùy thuộc vào chính sách của từng công ty. Lợi ích của quá trình đánh giá nhân viên mang lại vô cùng lớn. Thông qua kết quả đánh giá KPI, doanh nghiệp sẽ tiến hành đề ra các mức khen thưởng những cá nhân - tập thể có thành tích xuất sắc. Đồng thời, đề ra các chính sách, giải pháp khuyến khích các cá nhân tiếp tục cố gắng phát huy hoặc kịp thời phát hiện rồi tìm ra những vấn đề để chỉnh sửa. 

Nghiên cứu các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI hiệu quả nhất

Đánh giá nhân viên là gì?

Để biết chính xác hơn về các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI, đầu tiên chúng ta cần phải trả lời câu hỏi: “Đánh giá nhân viên là gì?”. Hiểu một cách đơn giản, đánh giá nhân viên chính là quá trình mà các bộ phận chuyên trách hoặc các cấp quản lý nhân sự của một công ty thực hiện, bao gồm các công việc như: giám sát, nhận xét về các mặt thành tích, thái độ làm việc, hay các kỹ năng khác của nhân viên... nhằm đề ra các chính sách thưởng - phạt hoặc xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên phù hợp.

Có rất nhiều tiêu chuẩn và thang đo để doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện quá trình đánh giá nhân viên. Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều đang ứng dụng chỉ số KPI làm hệ thống thang đo tiêu chuẩn nhất. Vậy, KPI là gì? Đâu là giải pháp đánh giá KPI nhân viên nhanh chóng và hiệu quả nhất?

KPI là gì?

KPI (Tiếng Anh là Key Performance Indicator) là một chỉ số đánh giá hiệu quả của công việc của nhân sự trong doanh nghiệp. Chúng ta có thể hiểu chỉ số này như một thước đo về số lượng và chất lượng mà các cá nhân, phòng ban hoặc doanh nghiệp thực hiện được trong một khoảng thời gian hoặc không gian quy định. Chính vì thế, thông qua chỉ số KPI, nhà quản lý có thể dễ dàng đo lường và đánh giá được hiệu suất, thái độ và quá trình làm việc của nhân viên một cách hiệu quả và toàn diện nhất. 

KPI - chỉ số đo lường hiệu quả công việc

Lợi ích của KPI

Thúc đẩy sự tiến bộ của cá nhân 

Nhờ có KPI mà nhân viên có thể tự theo dõi được bản thân, xem bản thân mình đã thực sự đã đáp ứng được yêu cầu và khối lượng công việc của doanh nghiệp đề ra hay chưa. 

Kịp thời điều chỉnh chiến lược

KPI giúp các cấp quản lý, lãnh đạo kịp thời có những điều chỉnh phù hợp với mục đích kinh doanh. Thông qua những số liệu từ các thống kê đạt được, các cấp bậc quản lý, lãnh đạo sẽ dễ dàng nắm bắt được thị hiếu khách hàng. Từ đó, đưa ra những chính sách tối ưu nhất cho quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Gắn kết mối quan hệ giữa các thành viên

Với các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI, những cá nhân, tập thể xuất sắc có thể xây dựng được mục tiêu và cố gắng nỗ lực hết mình để hoàn thành kế hoạch kinh doanh đã đặt ra. Ngoài ra, họ sẽ nỗ lực không ngừng để được biểu dương và nhận được các chính sách khen thưởng phù hợp. Đây chính là động lực cho việc duy trì tinh thần làm việc và phát huy giá trị tối đa của nhân viên.

SMART - Tiêu chí quan trọng đánh giá nhân viên theo KPI

Với bộ tiêu chí này, chúng ta sẽ cùng nhau phân tích từng từ khóa để hiểu kỹ càng về bản đánh giá KPI bao gồm những gì nhé!

• S: Cụ thể (Specific)

Từng thông số phải được tách rõ ràng, ví dụ như: Tên chỉ số, Công thức tính, Nguồn thông tin, Trọng số, Đơn vị tính, Số kế hoạch và Số thực hiện.

• M: Đo lường được (Measurable)

KPI phải có khả năng đo lường. Lý tưởng là từ các phần mềm quản lý sẵn có… Nhờ những chỉ số được tổng hợp, biểu thị rõ ràng như vậy thì những kết quả mới có giá trị đủ thuyết phục.

• A: Có thể đạt được (Achievable)

Chỉ số phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty, bộ phận hay cá nhân, thông thường chỉ số này sẽ được đặt cao hơn mức đạt một chút để nâng cao tinh thần và tìm tòi khả năng của người thực hiện.

• R: Thực tế (Realistic)

Tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu, đó có thể là các tác động từ bên ngoài như khủng hoảng, cạnh tranh...

• T: Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound)

KPI phải có mốc thời gian cụ thể. Thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể trong năm. 

Các bước để thực hiện đánh giá nhân viên theo KPI

Bước 1: Xác định bộ phận, người xây dựng KPI

Đối với bước này, chúng ta có 2 phương pháp chính như sau:

• Một là mỗi trưởng bộ phận sẽ trực tiếp xây dựng một hệ thống KPI cho nhân viên cấp dưới trong phòng ban mình. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu các chỉ tiêu đánh giá nhân viên theo KPI, bởi lẽ không ai rõ ràng các hoạt động diễn ra trong phòng ban hơn các trưởng bộ phận. Nhờ đó, việc đánh giá sẽ được thực hiện một cách chi tiết, ít thiếu sót nhất có thể, công minh và đầy đủ cho nhân viên. Tuy nhiên phương pháp này cũng có mặt hạn chế đó là tiêu tốn thời gian dài hơn, cơ sở vật chất, nhân lực thực hiện cũng được dùng nhiều hơn.
• Thứ hai là một bộ phận chuyên trách cho quá trình quản lý nhân viên nói chung (thường là phòng nhân sự), hoặc đội ngũ quản lý cấp cao sẽ là người đưa rõ tiêu chí để thực hiện đánh giá nhân viên. Điều này cũng có mặt lợi đó là tạo mặt bằng quản lý chung cho công ty, khách quan, khoa học, tiết kiệm được một khoản chi phí, nhân lực cho quá trình thực hiện đánh giá nhân viên theo KPI. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ không đánh giá một cách toàn diện nhất mọi hoạt động, thành tích của các phòng ban mà chỉ mang tính chất tương đối, đánh giá chung.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Mỗi phòng ban đều có nhiều vị trí mang những chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ riêng biệt. Chính điều này đã đặt ra câu hỏi là “Phải làm sao để có thể xây dựng một bộ KPI để thực hiện đánh giá nhân viên một cách tối ưu, hoàn mỹ nhất?”. Lúc này, sự thống nhất các ý kiến để lựa chọn ra những tiêu chí phù hợp sẽ là việc nên làm, nhằm xây dựng một bộ chỉ tiêu hợp lý, thuyết phục nhất cho nhân viên. Sau đó, các doanh nghiệp thường sẽ ứng dụng những tiêu chí SMART đã phân tích ở phần trên để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc. 

Một điểm quan trọng khó có thể bỏ qua đó là nếu các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI không đạt được như mong đợi của bộ tiêu chí SMART thì kết quả đánh giá sẽ không đạt hiệu quả tham khảo, theo dõi cao. Không những thế, nó còn có thể gây ra ảnh hưởng không tốt đến việc nhìn nhận thành tích của nhân viên nói riêng và những định hướng tiếp theo cho quá trình phát triển của công ty nói chung.

Thống nhất các tiêu chí để đánh giá nhân viên theo KPI

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau quá trình xây dựng tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI của doanh nghiệp, tiếp theo chúng ta cần áp dụng nó vào thực tế. Việc đánh giá sẽ được phân thành 3 nhóm với những tỷ trọng khác nhau:

• Nhóm đầu tiên là nhóm mục tiêu tốn nhiều thời gian để thực hiện, tuy nhiên cũng là nhóm ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
• Nhóm hai được chia làm hai trường hợp đó là: Nhóm tốn ít thời gian thực hiện nhưng cũng ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu. Hoặc trường hợp tốn nhiều thời gian thực hiện nhưng ảnh hưởng ít hơn đến kế hoạch chung.
• Nhóm cuối là nhóm vừa tốn ít thời gian thực hiện và cũng ít ảnh hưởng đến mục tiêu.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPI và lương thưởng

Với việc xây dựng và điều chỉnh bộ tiêu chí đánh giá như trên, cấp quản lý của doanh nghiệp sẽ có được đầy đủ nhất thành tích của nhân viên mình. Kết quả tất yếu đó là sự công nhận đối với những nỗ lực của nhân viên ấy, tùy thuộc vào những giá trị họ mang lại, một mức tuyên dương, lương thưởng cũng sẽ được quy định cụ thể. Mức thưởng này cũng sẽ được thống nhất trước và phù hợp với điều kiện của công ty.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI 

KPI là chỉ số luôn thay đổi bởi nhiều yếu tố khác nhau, thế nên kết quả của việc đánh giá luôn nằm trong phạm vi điều chỉnh liên tục. Điều này đặt ra thử thách cho các cấp quản lý đó là làm sao để tối ưu nhất kết quả đánh giá. Đồng thời nếu có thay đổi số liệu, yếu tố nào đó thì kết quả vẫn đáp ứng tốt nhất quá trình đánh giá nhân viên theo KPI.

Xây dựng linh hoạt tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI dựa trên phần mềm HrOnline

Hiện nay, hầu hết mọi doanh nghiệp đều có nhu cầu chuyển đổi số trong quá trình quản lý để tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí. Và đánh giá nhân viên theo KPI cũng nằm trong số đó. Theo sau sự phát triển của khoa học công nghệ, nhiều phần mềm tiên tiến ra đời, nhằm phục vụ cho quá trình đánh giá và quản lý KPI trong doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. 

Tuy nhiên, hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp đặt ra định hướng chính là phải tìm kiếm được giải pháp đánh giá nhân sự thực sự toàn diện, đa chiều hơn so với việc đánh giá một mình KPI. Chính vì vậy, 3 tiêu chí lớn nhất khi tìm kiếm của các nhà quản trị chính là:

• Thứ nhất: Giải pháp công nghệ hiện đại, chuyên nghiệp
• Thứ hai: Đánh giá được toàn diện quá trình làm việc của nhân viên
• Thứ ba: Đáp ứng được yếu tố nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả 

Với tính năng “Đánh giá KPI, 360, ASK”, HrOnline - Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện 4.0 hoàn toàn có thể tự tin trong việc đáp ứng 3 tiêu chí cốt lõi trên của các doanh nghiệp. Không chỉ là cách quản lý KPI, ứng dụng HrOnline, doanh nghiệp sẽ có được những trải nghiệm tốt nhất cho việc quản lý, đánh giá nhân sự toàn diện, xây dựng linh hoạt hơn các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI. Một số ưu điểm điểm của HrOnline có thể kể đến như:

Thời gian lên các tiêu chí nhanh chóng, tiện lợi

HrOnline cho phép doanh nghiệp xây dựng các tiêu chí đánh giá nhân viên theo KPI một cách linh hoạt, tiết kiệm thời gian nhất. Quản lý có thể thêm, sửa, xóa tiêu chí cho từng giai đoạn phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp và điều kiện công việc lúc bấy giờ. Ngoài ra, HrOnline còn cho phép doanh nghiệp tạo thông tin liên quan đến nhóm được đánh giá và hệ số đánh giá. Đồng thời, nếu có sự điều chỉnh nào đó thì hệ thống sẽ liên tục cập nhật nội dung của quá trình đánh giá nhân viên.

Xây dựng kế hoạch đánh giá hoàn chỉnh

Bảng đánh giá sẽ liên tục được tiếp nhận hồ sơ mới, và cập nhật cho nhân viên trạng thái để họ nắm - tạo mới, đã duyệt hoặc chờ duyệt... Với mỗi bộ đánh giá, hệ thống sẽ hiển thị cụ thể số lượng đối tượng, chi tiết đối tượng, thời gian và tiến độ đã thực hiện được bao nhiêu phần của bài đánh giá. Phiếu đánh giá chi tiết về: Mã phiếu, số đối tượng, ngày đánh giá của nhân viên...

Bên cạnh tính năng đánh giá KPI trên, HrOnline còn có rất nhiều tính năng ưu việt, tự tin trở thành. Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện với hơn 100 tính năng chuyên biệt, giải quyết được các vấn đề nhân sự còn tồn đọng trong doanh nghiệp, tiến hành chuyển đổi số toàn bộ quá trình quản trị nhân sự hiệu quả. 

HrOnline đã được hơn 5000 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau tin dùng, tự hào là phần mềm quản lý nhân sự số 1 thị trường hiện nay. Với HrOnline, các tiêu chí đánh viên theo KPI sẽ không còn là bài toán khó! 

Liên hệ với HrOnline ngay hôm nay để sở hữu giải pháp giúp doanh nghiệp xây dựng chỉ số KPI cho nhân viên hiệu quả và chuyên nghiệp nhất!