CÁC PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CÓ VAI TRÒ NHƯ THẾ NÀO?

10/08/2022 178
Đối với các doanh nghiệp thì khả năng quản lý công việc đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quyết định liệu doanh nghiệp có phát triển hay không. Tuy nhiên việc quản lý công việc chưa bao giờ là dễ dàng, nhiệm vụ này đòi hỏi người quản lý phải thực hiện đồng thời nhiều công việc, như vậy mới tạo được sự liên kết các công việc trong dự án hoàn chỉnh. Để giảm bớt gánh nặng này, giải quyết những vấn đề thường gặp trong quá trình vận hành, cải thiện hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp, các phần mềm quản lý công việc đã ra đời. 

Các phần mềm quản lý công việc có vai trò như thế nào?

Các phần mềm quản lý công việc có vai trò như thế nào?

1. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Các phần mềm quản lý công việc là phần mềm chuyên dụng được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp có thể theo dõi, lên kế hoạch, tổ chức, quản lý nhiều khía cạnh khác của dự án như quản lý nhân sự, quản lý nguồn tài nguyên, chăm sóc khách hàng… Thông qua các phần mềm quản lý công việc, không những người quản lý dự án có thể nắm bắt thông tin, xử lý các công việc hiệu quả mà những nhân viên cũng có thể theo dõi, nâng cao khả năng tương tác, và tăng hiệu suất công việc.

2. Vai trò của các phần mềm quản lý công việc 

Vai trò của các phần mềm quản lý công việc 

Vai trò của các phần mềm quản lý công việc 

Lập kế hoạch dự án dễ dàng

Các phần mềm quản lý công việc có khả năng tự động hoá khi lập kế hoạch, cung cấp các công cụ đưa ra các cột mốc quan trọng, deadline công việc, nhờ đó mà các nhà quản lý có một nền tảng vững chắc để thực hiện các dự án của doanh nghiệp suôn sẻ, đúng tiến trình.

Quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả

Các phần mềm quản lý công việc sẽ hỗ trợ nhà quản lý trong việc phân phối nguồn tài nguyên hiệu quả và có cách phân công công việc hiệu quả, đảm bảo nhân viên luôn trong trạng thái làm việc tốt nhất, không bị quá tải về công việc và cũng không để xảy ra tình trạng nhân viên không có việc làm. Các tính năng quản lý nguồn tài nguyên và quản lý dự án sẽ phát hiện những vấn đề trong quá trình thực hiện dự án, và giúp doanh nghiệp biết được khi nào cần bổ sung nhân sự cho dự án. 

Nâng cao khả năng tương tác giữa các nhân viên

Từng thành viên trong dự án đảm nhận từng công việc riêng lẻ khác nhau. Mặc dù mỗi người đảm nhiệm những nhiệm vụ riêng, nhưng các công việc này đều có mối liên hệ mật thiết và cần sự tương tác lẫn nhau. Các phần mềm quản lý công việc có nhiều công cụ cho phép các nhân viên có thể tương tác trong từng dự án, thảo luận về nhiệm vụ, những mốc thời gian, các công việc cần triển khai,…không những giúp công việc của mỗi người được thực hiện tốt hơn mà toàn bộ dự án cũng sẽ trở nên hiệu quả.

Hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý công việc

Hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý công việc

Quản lý ngân sách dự án phù hợp 

Các phần mềm quản lý công việc giúp người dùng quản lý ngân sách chính xác và hiệu quả từ những giai đoạn đầu triển khai cho đến khi dự án hoàn thành bằng cách cho biết biết bức tranh tài chính của từng dự án, điểm qua những số liệu tài chính quan trọng, theo dõi kế hoạch tài chính so với chi tiêu thực tế,…

Báo cáo được cập nhật liên tục 

Các doanh nghiệp cần có bảng đánh giá công việc và các báo cáo liên quan đến dự án được cập nhật liên tục để có thể đưa ra đánh giá, hoặc những biện pháp xử lý kịp thời, quản lý tiến trình của dự án. Các phần mềm quản lý công việc thực hiện giám sát các giai đoạn của dự án, cập nhật các báo cáo liên tục giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn, duy trì sự thành công lâu dài cho doanh nghiệp.

Giao tiếp nội bộ hiệu quả 

Các nhân viên, các khách hàng của dự án và các bên liên quan có thể tương tác với nhau thông qua một kênh liên lạc trong các phần mềm quản lý tiến độ công việc. Ở đây, tất cả những người tham gia có thể chia sẻ tài liệu, tìm kiếm thông tin, kết hợp với những hệ thống tích hợp khác… tạo nên một phương pháp làm việc nhóm tiện nghi và nhanh chóng.

3. Các tiêu chí lựa chọn các phần mềm quản lý công việc

Hiện nay, có rất nhiều tiêu chí để lựa chọn các phần mềm quản lý công việc. Việc đưa ra các tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm phù hợp và mang đến hiệu quả cao nhất. 

7 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả

7 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Doanh nghiệp có thể tham khảo các tiêu chí cần cân nhắc dưới đây:

  • Tính năng phần mềm: Phần mềm phải có tính năng cộng tác, lập kế hoạch và theo dõi trạng thái, báo cáo, phân quyền sử dụng để có thể hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động quản lý công việc.
  • Cách sử dụng: Các thao tác trên phần mềm cần đơn giản, dễ dùng, có tích hợp sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt để tiết kiệm thời gian nghiên cứu cách sử dụng.
  • Giá cả: Tìm hiểu kỹ chi phí của các phần mềm để lựa chọn phần mềm có đầy đủ các công cụ cần thiết nhưng có mức chi phí phù hợp với tình trạng tài chính của doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Tìm hiểu về dịch vụ, tư vấn hỗ trợ từ nhà phát triển và các chính sách hỗ trợ tại khu vực khác, dùng thử, hướng dẫn sử dụng, chính sách bảo hành,…
  • Độ khả thi khi triển khai: Kiểm tra thông tin chi tiết của phần mềm, xem xét phần mềm có tương thích với thiết bị và phù hợp với doanh nghiệp hay không.
  • Uy tín của nhà cung cấp: Hãy lựa chọn những phần mềm được phát triển bởi các nhà cung cấp uy tín, danh tiếng tốt.
  • Độ phổ biến của phần mềm: Phần mềm phổ biến thường đã được nhiều người sử dụng và đưa ra những sự phản hồi, từ đó doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu được phần mềm nào phù hợp để lựa chọn.

Quản lý công việc hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Phần mềm quản lý nhân sự HrOnline ra đời nhằm đưa doanh nghiệp hướng đến thời đại chuyển đổi số chuyên nghiệp. 

Tính năng quản lý công việc hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Tính năng quản lý công việc hiệu quả cùng phần mềm HrOnline

Không những dùng được linh hoạt trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp mà phần mềm còn tích hợp rất nhiều tính năng nổi bật khác nổi bật là tính năng quản lý công việc bao gồm:

Quản lý danh sách công việc

Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết danh sách các dự án và công việc cần thực hiện. Thông qua đó, nắm bắt đầy đủ và chi tiết số lượng công việc trong ngày, công việc mới nhất và những đầu việc đã quá hạn. Ngoài ra với hệ thống cảnh báo, luôn nhắc nhở công việc thường xuyên cho nhân viên, tránh tình trạng bỏ sót công việc.

Quản lý chi tiết công việc

Với ưu điểm vượt trội này, nhà quản trị sẽ theo dõi được chi tiết nội dung công việc từ mô tả công việc đến thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc công việc và nhân sự nào đang đảm nhận làm phần công việc nào trong dự án. Bên cạnh đó, những người tham gia dự án có thể dễ dàng đính kèm file và xem lịch sử công việc, cập nhật công việc ngay khi có thông báo mới

Biểu đồ quản lý công việc

Phần mềm giúp các nhà quản trị xem danh sách công việc dưới dạng Kanban, kéo thả chuyển đổi trạng thái trực quan và xem danh sách công việc dưới dạng biểu đồ theo dòng thời gian giúp quản lý tiến độ dự án

Bên cạnh việc đóng vai trò là một trong các phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay, HrOnline với những tính năng nổi bật như quản lý đơn từ, tiền lương hay chấm công GPS, được hơn 5000 doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Liên hệ ngay HrOnline để biết thêm chi tiết và dùng thử miễn phí nhé!