CÁC BƯỚC LẬP BẢNG THEO DÕI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

01/07/2022 147
Để dự án đạt được sự thành công, ngoài việc phải xây dựng một đội ngũ nhân sự tài giỏi, doanh nghiệp cũng cần phải đặc biệt chú trọng đến các phương pháp quản lý dự án tốt nhất, hiệu quả nhất. Theo dõi tiến độ công việc là một nhiệm vụ quan trọng, giúp nhà quản lý xác định được quá trình thực thi dự án có đang bám sát mục tiêu đã đề ra hay không. Qua đó, nhà quản lý, lãnh đạo có thể kịp thời hỗ trợ, điều chỉnh nhân lực, chi phí, thiết bị để hoàn thành công việc theo đúng tiến độ, nhằm đáp ứng về cả số lượng lẫn chất lượng công việc. Vậy làm sao để lập bảng theo dõi công việc một cách khoa học và hiệu quả? Câu hỏi này sẽ được bật mí trong bài viết sau đây!

Các bước lập bảng theo dõi công việc hiệu quả

Các bước lập bảng theo dõi công việc hiệu quả

1. Tại sao cần lập bảng theo dõi công việc?

Bảng theo dõi công việc hay bảng đánh giá công việc sẽ giúp nhà quản lý quan sát, đồng thời nắm bắt được toàn bộ tiến độ dự án đã và đang thực hiện có đang đi theo đúng kế hoạch đã đề ra hay chưa. Thông qua các bảng theo dõi và đánh giá này, nhà quản lý nhân sự sẽ nhanh chóng đưa ra các biện pháp can thiệp bổ sung, nhằm thúc đẩy và điều chỉnh tiến độ công việc cho phù hợp. Việc xây dựng một bảng theo dõi công việc chuyên nghiệp cũng đem lại cho cả nhà quản lý và nhân viên những lợi ích như:

Theo dõi và quản lý công việc dễ dàng

Một dự án trong quá trình thực thi nếu không được giám sát sẽ có thể dẫn tới những sự nhầm lẫn công việc giữa các phòng ban, hay những công việc được thực hiện chưa chính xác. Tuy nhiên, nhờ vào bảng theo dõi công việc, nhà quản lý có thể dễ dàng quan sát và quản lý công việc, thời gian thực hiện để có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp và kịp thời, nhằm đảm bảo tiến độ công việc cũng như các công việc được thực hiện một cách chính xác.

Theo dõi và quản lý công việc dễ dàng

Theo dõi và quản lý công việc dễ dàng

Quản lý và tiết kiệm thời gian

Bảng theo dõi công việc là nơi ghi chú lại tất cả những công việc cần thực hiện của một dự án. Khi nhìn vào bảng theo dõi công việc, nhà quản lý sẽ có thể dễ dàng đưa ra những cái nhìn bao quát nhất về tình trạng làm việc và năng lực của nhân viên. Thậm chí, bảng theo dõi công việc cũng có thể giúp đội ngũ quản lý trong doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa các rắc rối liên quan đến việc cập nhật thông tin trực tiếp từ nhân viên. Bên cạnh đó, bảng theo dõi công việc cũng có thể giúp doanh nghiệp đưa ra những điều chỉnh về mặt thời gian thực hiện các công việc sao cho phù hợp nhất.

Tránh sự nhầm lẫn

Mỗi một công việc hay một dự án đều có những giai đoạn cụ thể, do đó việc phân chia công việc chi tiết trong từng giai đoạn là vô cùng cần thiết. Khi phân chia công việc, nhà quản trị sẽ nắm được giai đoạn này cần phải thực hiện những công việc nào, cần bao nhiêu thời gian và phân chia cho những ai thực hiện. Điều này cũng cần được thể hiện trong bảng theo dõi công việc. Bảng theo dõi tiến độ công việc sẽ giúp các bộ phận làm việc đúng theo trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc giữa các phòng ban. Ngoài ra, khi có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm kiếm được nút thắt, tránh tình trạng đổ lỗi lẫn nhau hay quy trách nhiệm cho tập thể.

Với những lợi ích trên, có thể thấy việc lập một bảng theo dõi công việc là vô cùng cần thiết, không chỉ với các nhà quản lý mà còn với người thực hiện công việc, để dự án được thực hiện đúng kế hoạch và đạt hiệu quả cao.

2. Các bước lập bảng theo dõi công việc hiệu quả

2.1. Xác định mẫu bảng theo dõi công việc

Việc xác định mẫu bảng theo dõi công việc sẽ giúp nhà quản lý hạn chế được những sai sót như thiếu thông tin... Để lập một bảng theo dõi công việc hoàn chỉnh, nhà quản lý cần phải đưa ra được các công việc cần thực hiện, phân công công việc, thời gian cũng như phương pháp thực hiện. Ngoài ra, bảng theo dõi công việc cũng cần thể hiện được tên dự án, các công việc đã và đang thực hiện, cũng như những việc đang chờ xử lý, chi tiết người thực hiện và đánh giá.

2.2. Tạo bảng theo dõi công việc cụ thể

Sau khi đã xác định được mẫu muốn lập, nhà quản lý có thể dùng các công cụ hỗ trợ như Excel hoặc các phần mềm hỗ trợ để tạo ra bảng theo dõi công việc hiệu quả, sau đó điền những thông tin cơ bản của dự án để hoàn thiện bảng theo dõi đã được tạo.

2.3. Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên

Một bảng theo dõi công việc được coi là hiệu quả khi nó giúp được nhà quản lý dễ dàng quan sát và đánh giá tiến độ của dự án một cách thường xuyên. Bởi việc đánh giá công việc không chỉ được thực hiện khi dự án đã hoàn thành, mà còn được đánh giá chi tiết thông qua từng giai đoạn. Toàn bộ hoạt động, quá trình liên quan đến theo dõi công việc sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát nhất về tổng thể tiến độ của dự án. Qua đó, nhà quản lý sẽ đưa ra những phương hướng và giải pháp kịp thời, giúp hạn chế tối đa các rủi ro như: chậm tiến độ, sai quy trình công việc, thiếu hụt nhân lực… Đồng thời, mỗi cá nhân nhân viên khi nhìn vào bảng đánh giá theo dõi cũng sẽ thấy được những ưu điểm và hạn chế của mình. 

Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên

Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên

Một số lưu ý khi tạo bảng theo dõi công việc

Bảng theo dõi công việc được lập ra nhằm giúp nhà quản lý theo dõi tình hình công việc, giúp nhân viên quan sát và nắm được công việc mình phải làm. Do đó, những nội dung trong bảng theo dõi công việc cần được thể hiện một cách chính xác, rõ ràng và khoa học. Bảng theo dõi công việc cần phải đưa ra được chi tiết những yếu tố liên quan đến công việc để phục vụ cho quá trình theo dõi sát sao tiến độ công việc. Đưa càng chi tiết những yếu tố nội dung thì càng dễ theo sát tiến độ theo kế hoạch đã đề ra, khi có sự điều chỉnh cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa. 

Để có được một bảng theo dõi tiến độ công việc hợp lý, hiệu quả và nhanh chóng thì sự hỗ trợ của các phần mềm là một sự lựa chọn tối ưu, giúp nhà quản lý đơn giản hóa việc theo dõi tiến độ công việc, tiết kiệm thời gian và công sức thay vì phải theo dõi và đánh giá thủ công như trước kia.

Giải pháp theo dõi công việc với HrOnline - phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Lập một bảng theo dõi công việc sao cho khoa học và hiệu quả không phải là một công việc đơn giản, do đó tìm kiếm và ứng dụng các phần mềm quản lý công việc là một sự lựa chọn phù hợp. Với hơn 28 tính năng thuộc 4 nhóm phân hệ hoàn chỉnh (Workspace, HRM Advantage, HRM Core và Highlight), HrOnline hứa hẹn sẽ là một giải pháp tối ưu cho các nhà quản lý trong việc lập bảng theo dõi công việc cũng như quản lý công việc, nhờ vào những tính năng vượt trội như:

Quản lý danh sách công việc và quản lý chi tiết công việc

Thông qua tính năng Quản lý công việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý chi tiết danh sách những việc cần làm, HrOnline có thể giúp doanh nghiệp hiển thị chi tiết những nội dung liên quan đến công việc như: người phụ trách, thời gian bắt đầu và kết thúc, mô tả chi tiết công việc, tiến độ công việc… Bên cạnh đó, HrOnline còn giúp doanh nghiệp quản lý những người có thể tham gia đính kèm file, bình luận… Đồng thời, khi có công việc mới, phần mềm sẽ đưa ra thông báo để nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý và nắm bắt tiến độ công việc, nhân viên cũng sẽ dễ dàng quan sát nhiệm vụ của mình, tránh được sự nhầm lẫn thông tin.

Biểu đồ quản lý công việc

HrOnline hỗ trợ doanh nghiệp có thể xem danh sách công việc dưới dạng Kanban dễ dàng, kéo thả trạng thái chuyển đổi trực quan. Thông qua biểu đồ được thiết lập trên hệ thống, các nhà quản lý cũng có thể thực hiện xem danh sách công việc dưới dạng biểu đồ theo dòng thời gian, giúp việc quản lý tiến độ dự án trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Báo cáo công việc

Ngoài những ưu điểm trên, HrOnline còn có thể giúp doanh nghiệp trang bị hệ thống báo cáo công việc theo tuần và theo ngày, giúp nhà quản trị có thể lập bảng theo dõi công việc hàng ngày để quản lý tốt hơn.

 HrOnline - phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

 HrOnline - phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Với những tính năng vượt trội như trên, phần mềm quản lý công việc HrOnline là một trong những giải pháp hỗ trợ, quản lý công việc thông minh, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm cho phép người dùng theo dõi, quản lý tiến độ công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi, từ đó nhà quản lý có thể nắm bắt được công việc một cách toàn diện. Để có thể sở hữu được phần mềm HrOnline - Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp lập bảng theo dõi công việc, tối ưu quy trình quản lý, giao việc cho nhân viên đạt hiệu quả tốt nhất, hãy liên hệ ngay với HrOnline để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!