CÁC BƯỚC LẬP BẢNG THEO DÕI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
Các bước lập bảng theo dõi công việc hiệu quả
1. Tại sao cần lập bảng theo dõi công việc?
Bảng theo dõi công việc hay bảng đánh giá công việc sẽ giúp nhà quản lý quan sát, đồng thời nắm bắt được toàn bộ tiến độ dự án đã và đang thực hiện có đang đi theo đúng kế hoạch đã đề ra hay chưa. Thông qua các bảng theo dõi và đánh giá này, nhà quản lý nhân sự sẽ nhanh chóng đưa ra các biện pháp can thiệp bổ sung, nhằm thúc đẩy và điều chỉnh tiến độ công việc cho phù hợp. Việc xây dựng một bảng theo dõi công việc chuyên nghiệp cũng đem lại cho cả nhà quản lý và nhân viên những lợi ích như:
Theo dõi và quản lý công việc dễ dàng
Một dự án trong quá trình thực thi nếu không được giám sát sẽ có thể dẫn tới những sự nhầm lẫn công việc giữa các phòng ban, hay những công việc được thực hiện chưa chính xác. Tuy nhiên, nhờ vào bảng theo dõi công việc, nhà quản lý có thể dễ dàng quan sát và quản lý công việc, thời gian thực hiện để có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp và kịp thời, nhằm đảm bảo tiến độ công việc cũng như các công việc được thực hiện một cách chính xác.
Theo dõi và quản lý công việc dễ dàng
Quản lý và tiết kiệm thời gian
Bảng theo dõi công việc là nơi ghi chú lại tất cả những công việc cần thực hiện của một dự án. Khi nhìn vào bảng theo dõi công việc, nhà quản lý sẽ có thể dễ dàng đưa ra những cái nhìn bao quát nhất về tình trạng làm việc và năng lực của nhân viên. Thậm chí, bảng theo dõi công việc cũng có thể giúp đội ngũ quản lý trong doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa các rắc rối liên quan đến việc cập nhật thông tin trực tiếp từ nhân viên. Bên cạnh đó, bảng theo dõi công việc cũng có thể giúp doanh nghiệp đưa ra những điều chỉnh về mặt thời gian thực hiện các công việc sao cho phù hợp nhất.
Tránh sự nhầm lẫn
Mỗi một công việc hay một dự án đều có những giai đoạn cụ thể, do đó việc phân chia công việc chi tiết trong từng giai đoạn là vô cùng cần thiết. Khi phân chia công việc, nhà quản trị sẽ nắm được giai đoạn này cần phải thực hiện những công việc nào, cần bao nhiêu thời gian và phân chia cho những ai thực hiện. Điều này cũng cần được thể hiện trong bảng theo dõi công việc. Bảng theo dõi tiến độ công việc sẽ giúp các bộ phận làm việc đúng theo trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc giữa các phòng ban. Ngoài ra, khi có vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc, nhà quản lý có thể nhanh chóng tìm kiếm được nút thắt, tránh tình trạng đổ lỗi lẫn nhau hay quy trách nhiệm cho tập thể.
Với những lợi ích trên, có thể thấy việc lập một bảng theo dõi công việc là vô cùng cần thiết, không chỉ với các nhà quản lý mà còn với người thực hiện công việc, để dự án được thực hiện đúng kế hoạch và đạt hiệu quả cao.
2. Các bước lập bảng theo dõi công việc hiệu quả
2.1. Xác định mẫu bảng theo dõi công việc
Việc xác định mẫu bảng theo dõi công việc sẽ giúp nhà quản lý hạn chế được những sai sót như thiếu thông tin... Để lập một bảng theo dõi công việc hoàn chỉnh, nhà quản lý cần phải đưa ra được các công việc cần thực hiện, phân công công việc, thời gian cũng như phương pháp thực hiện. Ngoài ra, bảng theo dõi công việc cũng cần thể hiện được tên dự án, các công việc đã và đang thực hiện, cũng như những việc đang chờ xử lý, chi tiết người thực hiện và đánh giá.
2.2. Tạo bảng theo dõi công việc cụ thể
Sau khi đã xác định được mẫu muốn lập, nhà quản lý có thể dùng các công cụ hỗ trợ như Excel hoặc các phần mềm hỗ trợ để tạo ra bảng theo dõi công việc hiệu quả, sau đó điền những thông tin cơ bản của dự án để hoàn thiện bảng theo dõi đã được tạo.
2.3. Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên
Một bảng theo dõi công việc được coi là hiệu quả khi nó giúp được nhà quản lý dễ dàng quan sát và đánh giá tiến độ của dự án một cách thường xuyên. Bởi việc đánh giá công việc không chỉ được thực hiện khi dự án đã hoàn thành, mà còn được đánh giá chi tiết thông qua từng giai đoạn. Toàn bộ hoạt động, quá trình liên quan đến theo dõi công việc sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát nhất về tổng thể tiến độ của dự án. Qua đó, nhà quản lý sẽ đưa ra những phương hướng và giải pháp kịp thời, giúp hạn chế tối đa các rủi ro như: chậm tiến độ, sai quy trình công việc, thiếu hụt nhân lực… Đồng thời, mỗi cá nhân nhân viên khi nhìn vào bảng đánh giá theo dõi cũng sẽ thấy được những ưu điểm và hạn chế của mình.
Quan sát và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên
Một số lưu ý khi tạo bảng theo dõi công việc
Bảng theo dõi công việc được lập ra nhằm giúp nhà quản lý theo dõi tình hình công việc, giúp nhân viên quan sát và nắm được công việc mình phải làm. Do đó, những nội dung trong bảng theo dõi công việc cần được thể hiện một cách chính xác, rõ ràng và khoa học. Bảng theo dõi công việc cần phải đưa ra được chi tiết những yếu tố liên quan đến công việc để phục vụ cho quá trình theo dõi sát sao tiến độ công việc. Đưa càng chi tiết những yếu tố nội dung thì càng dễ theo sát tiến độ theo kế hoạch đã đề ra, khi có sự điều chỉnh cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa.
Để có được một bảng theo dõi tiến độ công việc hợp lý, hiệu quả và nhanh chóng thì sự hỗ trợ của các phần mềm là một sự lựa chọn tối ưu, giúp nhà quản lý đơn giản hóa việc theo dõi tiến độ công việc, tiết kiệm thời gian và công sức thay vì phải theo dõi và đánh giá thủ công như trước kia.
Giải pháp theo dõi công việc với HrOnline - phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
Lập một bảng theo dõi công việc sao cho khoa học và hiệu quả không phải là một công việc đơn giản, do đó tìm kiếm và ứng dụng các phần mềm quản lý công việc là một sự lựa chọn phù hợp. Với hơn 28 tính năng thuộc 4 nhóm phân hệ hoàn chỉnh (Workspace, HRM Advantage, HRM Core và Highlight), HrOnline hứa hẹn sẽ là một giải pháp tối ưu cho các nhà quản lý trong việc lập bảng theo dõi công việc cũng như quản lý công việc, nhờ vào những tính năng vượt trội như:
Quản lý danh sách công việc và quản lý chi tiết công việc
Thông qua tính năng Quản lý công việc, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý chi tiết danh sách những việc cần làm, HrOnline có thể giúp doanh nghiệp hiển thị chi tiết những nội dung liên quan đến công việc như: người phụ trách, thời gian bắt đầu và kết thúc, mô tả chi tiết công việc, tiến độ công việc… Bên cạnh đó, HrOnline còn giúp doanh nghiệp quản lý những người có thể tham gia đính kèm file, bình luận… Đồng thời, khi có công việc mới, phần mềm sẽ đưa ra thông báo để nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý và nắm bắt tiến độ công việc, nhân viên cũng sẽ dễ dàng quan sát nhiệm vụ của mình, tránh được sự nhầm lẫn thông tin.
Biểu đồ quản lý công việc
HrOnline hỗ trợ doanh nghiệp có thể xem danh sách công việc dưới dạng Kanban dễ dàng, kéo thả trạng thái chuyển đổi trực quan. Thông qua biểu đồ được thiết lập trên hệ thống, các nhà quản lý cũng có thể thực hiện xem danh sách công việc dưới dạng biểu đồ theo dòng thời gian, giúp việc quản lý tiến độ dự án trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
Báo cáo công việc
Ngoài những ưu điểm trên, HrOnline còn có thể giúp doanh nghiệp trang bị hệ thống báo cáo công việc theo tuần và theo ngày, giúp nhà quản trị có thể lập bảng theo dõi công việc hàng ngày để quản lý tốt hơn.
HrOnline - phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
Với những tính năng vượt trội như trên, phần mềm quản lý công việc HrOnline là một trong những giải pháp hỗ trợ, quản lý công việc thông minh, chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm cho phép người dùng theo dõi, quản lý tiến độ công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi, từ đó nhà quản lý có thể nắm bắt được công việc một cách toàn diện. Để có thể sở hữu được phần mềm HrOnline - Nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp lập bảng theo dõi công việc, tối ưu quy trình quản lý, giao việc cho nhân viên đạt hiệu quả tốt nhất, hãy liên hệ ngay với HrOnline để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn!
Tối ưu hóa quản lý dự án - Chìa khóa thành công cho sự phát triển
Quản lý dự án là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào, bất kể quy mô hay ngành công nghiệp. Khả năng hiệu quả quản lý dự án không chỉ giúp đảm bảo việc hoàn thành dự án đúng tiến độ mà còn tạo ra cơ hội tối ưu hóa tài nguyên và tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ. Trong bài viết này, HR Online sẽ giới thiệu về những cách tối ưu hóa quản lý dự án để đạt được sự phát triển bền vững.
Tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp với phần mềm quản lý doanh nghiệp - Hiệu quả và tiết kiệm thời gian
Trong thời đại kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý một doanh nghiệp đòi hỏi sự chính xác, hiệu quả và linh hoạt. Để đáp ứng những yêu cầu này, phần mềm quản lý doanh nghiệp đã trở thành công cụ hết sức quan trọng, hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa hoạt động và đạt được sự thành công bền vững. Trong bài viết này, HR Online sẽ đồng hành cùng bạn đọc để khám phá những lợi ích và tính năng quan trọng của phần mềm quản lý doanh nghiệp, cùng với cách mà nó có thể đóng góp vào sự thành công và phát triển của doanh nghiệp.
Tối ưu hóa dự án với phần mềm quản lý dự án hiện đại
Dưới bức tranh kinh doanh đa dạng và thay đổi không ngừng, khả năng hiệu quả trong việc quản lý dự án trở nên cực kỳ quan trọng. Để đảm bảo rằng các dự án được thực hiện một cách mạch lạc, đúng tiến độ và trong khung ngân sách, việc áp dụng công nghệ và sử dụng phần mềm quản lý dự án hiện đại đã trở thành một bước đi không thể thiếu. Trong nội dung bài viết dưới đây, hãy đồng hành cùng HR Online tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích về phần mềm quản lý dự án.
Quản lý nhân sự - Nền tảng xây dựng sự thành công tổ chức
Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần là việc phân chia công việc và quản lý lịch làm việc. Đúng hơn, quản lý nhân sự là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự nhạy bén trong việc định hướng, phát triển và duy trì nguồn lực quý báu này.
CÁCH TRIỂN KHAI MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ LINH HOẠT NHẤT
Quản lý nhân sự bằng phần mềm công nghệ là từ khóa chưa bao giờ hết “Hot” trên thanh công cụ tìm kiếm. Hãy cùng khám phá quy trình triển khai công nghệ vào hoạt động quản lý nhân sự dành cho doanh nghiệp thông qua HrOnline trong bài viết dưới đây nhé! Quản lý nhân sự được xem là mạch máu chi phối toàn bộ hoạt động liên quan đến yếu tố con người trong doanh nghiệp. Đứng trước sự phát triển vượt bậc của công nghệ, rất nhiều phần mềm công nghệ ra đời nhằm phục vụ cho hoạt động của quản lý nhân ự trở nên thuận tiện hơn. Tuy nhiên, điều này đã để lại khá nhiều sự “bối rối” cho các nhà lãnh đạo. Bởi vì có quá nhiều phần mềm ra đời, cho nên các nhà lãnh đạo thường gặp phải khó khăn trong việc lựa chọn các phần mềm thực sự hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp.
CÁCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGÀNH SẢN XUẤT
Sản xuất là ngành có khối lượng công việc cực lớn, đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân sự “khủng” thì mới đáp ứng được năng suất và hiệu quả công việc. Chính vì vậy, không quá ngạc nhiên khi có những doanh nghiệp sản xuất có số lượng nhân sự lên tới hàng trăm, thậm chí hàng chục ngàn nhân viên. Cũng bởi vì thế mà công tác quản lý nhân sự ngành sản xuất đang đứng trước thế khó: Làm thế nào để tuyển dụng số lượng đi kèm chất lượng? Làm sao để quản lý được một đội ngũ con người đông như vậy?
PHẦN MỀM CHẤM CÔNG ĐƠN GIẢN NHẤT HIỆN NAY
Cuộc cách mạng công nghiệp chuyển đổi số bùng nổ, dẫn đến sự thay đổi ngoạn mục trong cách vận hành của các doanh nghiệp. Xu hướng ứng dụng công nghệ vào để quản lý thay cho các phương thức truyền thống cũ đang dần trở nên phổ biến trong việc điều hành doanh nghiệp. Các phương pháp quản lý nhân sự truyền thống như chấm công, điểm danh… cũng dần được thay thế bằng các phần mềm công nghệ. Thế nhưng, đâu mới là giải pháp tốt nhất, phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, HrOnline sẽ giới thiệu phần mềm chấm công đơn giản, hiệu quả mà mọi doanh nghiệp nên triển khai trong hoạt động tổ chức
CÁCH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ
Hồ sơ hay dữ liệu nhân viên là nguồn tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Việc quản lý hồ sơ phải được lưu trữ chính xác, đầy đủ, khoa học và đảm bảo được tính chất bảo mật cao. Tuy nhiên, làm sao để theo dõi và quản lý tốt toàn bộ hồ sơ, dữ liệu nhân sự lên đến vài chục, vài trăm, thậm chí là vài nghìn nhân viên? Cùng tham khảo ngay về giải pháp đến từ HrOnline ngay trong bài viết dưới đây!