Phần Mềm Chấm Công Nhân Viên Tốt Nhất Hiện Nay

Có rất nhiều người băn khoăn rằng không biết với 1 chiếc máy chấm công nhưng công ty lại có nhiều chi nhánh thì chúng ta phải quản lý nhân viên tại các chi nhánh bằng cách nào cho thành 1 thể thống nhất. Phần mềm chấm công chính là đáp án cho những thắc mắc này. Chỉ với 1 phần mềm các bạn có thể quản lý nhân viên đa điểm 1 cách hiệu quả và chính xác nhất. Ngày nay, phần mềm chấm công nhân viên được sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp, nhằm đáp ứng việc quản lý nhân sự được dễ dàng hơn.

Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công là gì?

Phần mềm chấm công là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong khâu tổng hợp dữ liệu và xuất báo cáo nhanh chóng. Trên thị trường hiện nay có khá nhiều loại phần mềm chấm công có những tính năng nổi trội và thuận tiện trong việc kiểm soát chấm công. Phần mềm chấm công có thể tự động tải và tổng hợp dữ liệu từ máy chấm công chỉ bằng vài cái click chuột. Việc này sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lâu so với chấm công thủ công trước đây.

Các chức năng của một phần mềm chấm công

Lưu trữ thông tin về nhân viên trong doanh nghiệp 

- Lưu trữ các thông tin cơ bản về nhân viên như Họ tên, Mã nhân viên, Ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ, ngày vào làm…

- Thiết lập phân chia khu vực phòng ban cho nhân viên theo sơ đồ hình nhánh thuận tiện cho việc quản lý

Quản lý chấm công 

- Hệ thống phân ca, lịch làm việc linh hoạt phù hợp với tất cả các hình thức làm việc của nhân viên như làm theo giờ hành chính, làm theo ca đêm, các đơn vị sản xuất theo ca, các nhà hàng, khách sạn, các cửa hàng, xưởng xí nghiệp…

- Hệ thống đăng ký lịch nghỉ cho nhân viên như nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương…

- Kiểm tra trực tiếp thời gian ra vào của nhân viên, tình trạng đi làm của nhân viên tại mọi thời điểm

- Kiểm tra tình trạng, số lượng nhân viên có mặt, vắng tại thời điểm cần kiểm tra.

Hệ thống báo cáo, kiểm tra

Phần mềm cho phép tạo báo cáo và truy xuất thông tin của từng nhân viên, nhóm nhân viên hoặc toàn bộ nhân viên trong công ty tại bất kỳ thời gian nào.

+ Bảng chi tiết chấm công thể hiện tình trạng chấm công, đi sớm về muộn, tăng ca, nghỉ ốm…….

+ Bảng tổng hợp chấm công

+ Bảng chấm công theo bộ phận

+ Chi tiết chấm công theo ngày

+ Bảng phân ca làm việc

+ Lịch đăng ký nghỉ của nhân viên

Báo cáo có thể in trực tiếp từ phần mềm hoặc xuất sang định dạng file Excel để hỗ trợ tính lương hoặc xử lý dữ liệu.

Các chức năng của phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công GPS của HrOnline

Với HrOnline, nhân viên chấm công dễ dàng trên thiết bị điện thoại di động đã cài sẵn ứng dụng HrOnline. Kết hợp định vị vị trí GPS trong bán kính mà bạn thiết lập. Chỉ khi nào đi vào bán kinh cho phép thì nhân viên mới có thể chấm công được. Nhân viên chấm công bằng cách chụp ảnh chân dung, dữ liệu hình ảnh sẽ được lưu trữ tại bảng chấm công để phục vụ cho công tác quản lý, giám sát chấm công.

Với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cơ sở, bạn có thể khởi tạo tùy ý số lượng điểm chấm công và cấu hình phân quyền cho từng nhân viên nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác cao.

Quản lý chi tiết lịch sử chấm công

- Ghi nhận thời gian, hình ảnh chấm công, của nhân viên.

- Xác định vị trí, địa điểm chấm công của nhân viên.

- Đảm bảo nhân viên được chấm công đầy đủ và minh bạch.

- Quản lý chi tiết việc chấm công tại doanh nghiệp.

- Cho phép lọc nhanh dữ liệu để tìm kiếm thông tin lịch sử chấm công của một nhân viên bất kỳ.

Tổng hợp công nhanh chóng

- Hiển thị bảng công chi tiết và tổng hợp công của nhân viên trong hệ thống HrOnline 

- Cập nhật thời gian làm việc, loại công, giờ vào, giờ ra.

- Cập nhật thông tin số ngày làm việc, số giờ làm việc, thời gian đi trễ, về sớm.

- Cho phép lọc dữ liệu liên quan đến từng nhân viên, phòng ban.

- Hạn chế tối đa đơn từ bằng giấy.

Thiết lập ca dễ dàng, nhanh chóng

- Cho phép tạo mới và thiết lập ca theo từng loại hình doanh nghiệp.

- Tạo ca linh hoạt theo chu kỳ: ngày, tuần, tháng.

- Cập nhật số lần nghỉ tối đa trong tháng.

- Dễ dàng phân ca, chỉnh sửa ca làm việc cho nhân viên.

- Thêm mới và tạo ca làm việc đơn giản.

- Cập nhật chi tiết lịch làm việc cho nhân sự sau khi phân ca.

- Cập nhật chi tiết nhân sự đã được phân ca và chưa được phân ca.

Xếp lịch theo ngày thuận tiện cho nhân viên

- Xếp lịch theo ngày, đặc thù cho doanh nghiệp F&B.

- Cho phép quản lý dễ dàng phân việc cho nhân viên theo các tùy chọn về thời gian.

- Một nhân sự có thể đảm nhận nhiều vị trí công việc miễn là không trùng giờ làm việc đã nộp.

- Có nhiều ca làm việc để nhân viên có thể dễ dàng chọn.

- Nhân viên có thể xoay ca ngay trên hệ thống.

Tích hợp trên máy chấm công

- Tích hợp tính năng của nhiều loại máy chấm công trên thị trường.

- Cập nhật địa chỉ máy chấm công hiện tại.

- Có thể cài đặt máy chấm công theo hình thức chấm công vân tay hoặc chấm công GPS.

- Dễ dàng thêm mới máy chấm công và lọc nhanh dữ liệu trên máy chấm công.

Chấm công GPS với phần mềm HrOnline

HrOnline – Không chỉ là chấm công GPS!

1. Theo dõi, báo cáo ngày công, quỹ phép ngay trên di động

Nhân viên có thể chủ động theo dõi các hoạt động chấm công mỗi ngày: số ngày công thực tế, tình trạng sử dụng quỹ phép, số giờ đi muộn, về sớm, tăng ca, công tác… mà không phải chờ đợi tới cuối tháng.

Phần mềm chấm công HrOnline tự động tính toán ngày công và cập nhật theo thời gian thực, giúp cho hoạt động chấm công được chính xác, minh bạch hơn bao giờ hết.

2. Giám sát vị trí và thời gian làm việc của nhân sự (tính năng dành cho nhà quản lý)

Quản lý nhận thông báo tức thời khi nhân viên check in/check out tại địa điểm làm việc

Theo dõi chính xác tổng số nhân viên tại địa điểm làm việc, biết được nhân viên đang ở văn phòng, công trình nào, có đi làm đúng giờ hay không?

3. Tự động tổng hợp bảng công theo thời gian thực

Bảng công được cập nhật chính xác từ hoạt động chấm công tại các địa điểm làm việc, các đơn từ được duyệt, ngày nghỉ lễ theo quy định nhà nước.

Phần mềm tự động tính toán ngày công và cập nhật theo thời gian thực.

Kế toán không cần trút dữ liệu, tổng hợp thủ công rồi tính toán excel. Toàn bộ bảng công đều được tự động hóa 100% trên phần mềm HrOnline.

Tự động tổng hợp bảng công nhanh chóng

4. Cấu hình phân ca làm việc, quản lý ngày công, quỹ phép linh hoạt

Cho phép cấu hình phân ca làm việc linh hoạt, phù hợp với nhiều đối tượng người dùng. Phân ca chi tiết tới từng nhân viên và dễ dàng lựa chọn ca để chấm công.

Lợi ích vượt trội của phần mềm chấm công HrOnline

Lợi ích cho nhà quản lý

- Chấm công chính xác, loại bỏ tình trạng gian lận ngày công của nhân sự

- Giám sát được chuyên cần và ý thức kỷ luật lao động của nhân viên mọi lúc mọi nơi

- Tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý phê duyệt các loại đơn từ của nhân viên

Lợi ích cho phòng nhân sự

- Tiết kiệm thời gian tổng hợp và làm bảng công

- Tiết kiệm thời gian đối soát ngày công nhờ tự động cập nhật dữ liệu công từ các đơn từ, lưu trữ toàn bộ dữ liệu và lịch sử chấm công trên phần mềm

- Tiết kiệm thời gian tra cứu, truy vấn các loại đơn từ của nhân sự khi cần giải trình chấm công

Với xu hướng chuyển đổi sang làm việc từ xa thì chắc hẳn doanh nghiệp đang tìm đến các phần mềm chấm công tính lương để quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Đây là các ứng dụng điện thoại hoạt động như một máy chấm công di động hoặc một phần mềm quản lý nhân sự, chấm công tính lương cá nhân cho từng nhân viên.

Phần mềm chấm công nhân viên HrOnline đáp ứng đầy đủ tính linh động, đa dạng và những thay đổi liên tục trong chính sách chấm công tiền lương của doanh nghiệp trong thời kỳ 4.0 hiện nay. Bằng cách số hóa đơn từ và kết nối tự động với các dòng máy chấm công, hệ thống sẽ giảm bớt thời gian tổng hợp dữ liệu (đơn từ, log vân tay) cho nhân sự trong doanh nghiệp.