Giải Pháp Giúp Xử Lý Triệt Để Tình Trạng Trễ Deadline

Nhân viên của bạn đang tốn nhiều ngày chỉ để hoàn thành một công việc mà đáng ra chỉ mất vài giờ? Nhân viên của bạn xem chuyện trễ deadline như “cơm bữa” và dường như họ vẫn “nhờn” với những nhắc nhở? Điều đó dần hình thành một thói quen xấu và tình trạng này nếu kéo dài sẽ là một tổn thất lớn cho doanh nghiệp theo nhiều khía cạnh. Vì vậy, việc gia tăng tốc độ làm việc của nhân viên là điều vô cùng cần thiết. Dưới đây sẽ là những gợi ý giúp cho nhà quản lý xử lý vấn đề này một cách phù hợp, hãy cùng tham khảo nhé!

Trong các dự án làm cùng khách hàng, việc chậm trễ công việc dễ dẫn đến mất khách hàng và lợi nhuận. Nó cũng làm lãng phí thời gian và tiền lương mà công ty phải chi trả. Và để giải quyết tất cả các vấn đề này cần nắm rõ nguyên nhân của nó, có vậy mới có thể đưa ra biện pháp xử lý hiệu quả nhất. 

Những lý do phổ biến khiến nhân viên của bạn trễ deadline

Kỹ năng quản lý thời gian chưa hiệu quả

Thời gian được ví như vàng bạc, nhưng nhân viên của bạn lại lãng phí nó mỗi ngày bằng việc thường xuyên vắng mặt, không tập trung vào công việc, không nắm rõ các việc cần làm…

Chính vì vậy, các công cụ hỗ trợ con người trong việc phân bổ thời gian và nhắc nhở công việc thực sự giúp ích rất nhiều cho nhân viên của bạn. Nếu nhân viên của bạn được tối đa hóa quyền sở hữu và quản lý thời gian của họ, tính hiệu quả và năng suất công việc sẽ tăng lên, điều đó đồng nghĩa với việc quản lý của bạn cũng dễ dàng hơn rất nhiều.

Nhân viên chưa nhận thức được tính cấp thiết của deadline

Trong một dự án, nhân viên thường xem deadline giống như một cột mốc không cố định, dễ dàng dời lại về sau và nếu họ không đáp ứng đúng cũng chẳng bị trừng phạt gì quá nghiêm trọng.

Trách nhiệm của bạn khi đó là phải thể hiện ra tính cấp bách của deadline và nghiêm túc cảnh báo tác hại nghiêm trọng nếu nhân viên không hoàn thành đúng thời hạn. Đồng thời, hãy một lần nữa nhắc nhở họ khi deadline đã cận kề.

Một cách để tăng trách nhiệm cho nhân viên là công khai các dealine này trong cuộc họp tập thể, cuộc họp 1-1 với từng nhân viên, trên bản kế hoạch triển khai và cả trên hệ thống phần mềm quản lý công việc của công ty. Khi cả quản lý và đồng nghiệp đều đang nhìn vào deadline đó, mỗi nhân viên sẽ tự nhận thức được chúng.

Không dự đoán được tiến độ cụ thể

Ngay cả khi nhân viên được tự mình quyết định deadline, tình trạng chậm trễ tiến độ vẫn có thể xảy ra. Lý do là vì họ không thể tính toán chính xác tiềm năng của vấn đề cũng như lường trước được các sự cố phát sinh.

Và lúc này, bạn hãy giúp nhân viên của mình trau dồi kỹ năng lập kế hoạch để deadline được dự tính một cách chuẩn xác nhất. Trong trường hợp công việc ở cấp độ đơn giản, nhân viên của bạn có thể bỏ qua thao tác lập kế hoạch, nhưng bạn vẫn phải yêu cầu cam kết về thời hạn cụ thể. Đừng để tầm nhìn công việc của nhân viên bị giới hạn trong 24 tiếng đồng hồ – vì khi đó tình trạng deadline sẽ bị lặp đi lặp lại.

Không dự đoán được tiến độ cũng sẽ dẫn tới tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và khi đó chất lượng công việc chắc chắn sẽ kém hơn.

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp kém

Nhiều nhân viên không thể sắp xếp, ghi nhớ và kiểm soát tất cả mọi mặt của công việc, nhất là khi đối mặt với một dự án lớn hay chuỗi công việc phức tạp. Khi đó, bạn nên hướng dẫn nhân viên của mình chia các dự án lớn thành các phần nhỏ để dễ quản lý hơn. Phương pháp này liệt kê rõ các đầu việc cần làm và tạo ra các deadline nhỏ, giúp nhân viên không bỏ sót nhiệm vụ, bớt bị ngợp bởi một khối công việc khổng lồ. Và tiến độ dự án cũng nhờ đó được cập nhật kịp thời và chi tiết nhất có thể.

Không có cơ chế khen thưởng, xử phạt xứng đáng cho nhân viên

Bên cạnh sự nhắc nhở và thông báo về tầm quan trọng của daedline, nhân viên của bạn cần thêm động lực khác chẳng hạn như một cơ chế khen thưởng hợp lý cho nhân viên hoàn thành đúng deadline và xử phạt khi có nhân viên luôn luôn trễ hạn. Đây là một bước cơ bản để nâng cao đạo đức làm việc cho nhân viên của bạn, trong đó tỷ lệ hoành thành công việc đúng deadline được xem như một thước đo đánh giá.

Một nhân viên có thể miễn cưỡng chấp nhận việc bị chỉ trích khi cá nhân trễ deadline. Nhưng khi áp dụng quy chế xử lý thưởng phạt xứng đáng, chắc chắn nhân viên đó sẽ không muốn bị đánh vào “tài chính” hay công khai phê bình trước tập thể, từ đó sẽ cố gắng hơn để hoàn thành công việc.

Giải pháp công nghệ nào giúp xử lý triệt để tình trạng nhân viên trễ deadline?

HrOnline là một phần mềm quản lý công việc và dự án toàn diện, giúp bạn tạo ra được một môi trường làm việc chuyên nghiệp và số hóa cho nhân viên.

Đến với HrOnline, nhân viên của bạn có thể dễ dàng:

• Lập kế hoạch chi tiết với danh sách công việc cụ thể có deadline theo tuần, ngày, giờ.
• Xem được tình trạng cụ thể từng đầu việc từ phân bổ nguồn lực hợp lý
• Hệ thống hóa tất cả đầu việc, tránh quên việc, sót việc
• Được phần mềm nhắc việc mỗi ngày
• Tùy chỉnh gắn nhãn, lọc và sắp xếp mức độ ưu tiên cho công việc

Không chỉ tiện lợi cho nhân viên, HrOnline còn giúp nhà quản lý:

• Nhận được mọi thông báo khi có sự thay đổi trong trạng thái công việc của nhân viên
• Theo dõi tiến độ dự án được cập nhật tự động theo thời gian thực
• Tùy chỉnh mức độ ưu tiên nguồn lực cho các dự án
• Được báo cáo tự động về tỷ lệ % đáp ứng deadline công việc của mỗi nhân viên
• Giao việc cho nhân viên có đính kèm sẵn deadline và yêu cầu

Thời buổi công nghệ số, không cứ nhất thiết phải sa thải nhân viên nếu các đánh giá đầu tiên cho thấy họ đã không đạt được hoàn toàn tất cả mọi thứ. Thay vào đó hãy lựa chọn một công cụ giúp hỗ trợ tối đa công việc cho nhân viên của bạn, và HrOnline sẽ là một lựa chọn sáng giá.