SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHẤM CÔNG BẰNG ĐIỆN THOẠI TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển như hiện nay thì việc sử dụng phần mềm chấm công bằng các nền tảng công nghệ đang trở nên hết sức phổ biến. Có thể đánh giá được rằng, gần như các phần mềm chấm công đã có thể hoàn toàn thay thế cho các phương thức chấm công truyền thống như: sổ chấm công, sổ điểm danh… Phần mềm chấm công như một giải pháp hoàn hảo, giúp doanh nghiệp giải quyết được tất cả những hạn chế như tốn kém thời gian, chi phí, những sai sót, gian lận trong việc chấm công... Phần mềm lại càng tiện ích khi có thể thực hiện trên điện thoại, thứ mà ngày nay ai ai cũng có. Vậy bạn đã biết phần mềm chấm công bằng điện thoại là gì chưa? Nếu chưa thì đừng lo lắng vì HrOnline sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về nó ngay trong bài viết dưới đây. 

Sử dụng phần mềm chấm công bằng điện thoại trong hoạt động quản lý nhân sự

Phần mềm chấm công bằng điện thoại là gì?

Chấm công trên điện thoại là hình thức chấm công thông qua wifi, mã QR, nhận diện khuôn mặt, định vị GPS… để ghi nhận lại thời gian ra - vào ca làm việc của nhân viên. Hình thức chấm công này ra đời với mục đích chính là khắc phục những nhược điểm đang tồn tại trong quy trình chấm công truyền thống, ứng dụng công nghệ và nâng cao hiệu quả chấm công - điều mà các loại máy chấm công khác chưa làm được. Giống như phần mềm chấm công bằng excel, phần mềm chấm công trên điện thoại đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cơ bản của việc chấm công như thu thập dữ liệu giờ vào ca, ra ca, thời gian làm việc, số ngày nghỉ của nhân viên. Những thông tin chấm công của nhân viên thông qua điện thoại đều được đồng bộ hóa trên một hệ thống duy nhất, tổng hợp dữ liệu nhanh chóng, giảm thiểu gian lận, liên kết tích hợp với phần mềm tính lương cho nhân viên.

Phần mềm chấm công bằng điện thoại là gì

Những lợi ích của phần mềm chấm công bằng điện thoại

Thông tin minh bạch, công bằng, chính xác

Nhờ vào công nghệ chấm công hiện đại mà doanh nghiệp đã có thể dễ dàng loại bỏ được các tình trạng gian lận, thiếu sót trong chấm công. Thông qua hệ thống lưu trữ dữ liệu về hình ảnh, thời gian ra - vào chính xác, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được trạng thái làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra những chế độ thưởng, phạt phù hợp. Một ưu điểm quan trọng hơn hết chính là việc chấm công bằng phần mềm chấm công bằng điện thoại sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được sự công bằng, minh bạch khi đánh giá nhân viên. Ngoài ra, ứng dụng việc chấm công bằng phần mềm thì doanh nghiệp sẽ không cần lưu trữ nhiều hồ sơ, giấy tờ hay quy trình phê duyệt phức tạp, dễ dẫn đến sai sót... Bộ phận hành chính nhân sự cũng sẽ dễ dàng tổng hợp công và tính lương hơn.

Thuận tiện, tiết kiệm thời gian

Lợi ích thứ hai phải kể đến đó chính là thuận tiện và tiết kiệm thời gian chấm công. Sử dụng phần mềm chấm công bằng điện thoại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian chấm công của nhân sự. Giảm thiểu được tối đa tình trạng xếp hàng dài chờ đợi, tốn rất nhiều thời gian và công sức của nhân viên. Chỉ với một chiếc điện thoại là mọi thứ sẽ được tối ưu hóa và giải quyết dễ dàng. Các dữ liệu chấm công được tích hợp và đồng bộ trên phần mềm giúp phòng nhân sự trong doanh nghiệp thực hiện tổng kết công nhanh chóng.

Linh hoạt thời gian, vị trí làm việc 

Chấm công thông qua wifi, định vị GPS rất có ích đối với nhân viên làm việc từ xa. Đặc biệt trong tình trạng đại dịch thì hình thức chấm công này chính là một giải pháp tuyệt vời. Không cần phải có mặt tại công ty mới có thể chấm công như những hình thức cũ mà vẫn có thể chấm công. Sử dụng chấm công bằng điện thoại, nhân viên có thể chấm công mọi lúc mọi nơi. Không còn hạn chế địa điểm hay môi trường làm việc.

Hạn chế tối đa chi phí phát sinh do máy chấm công hư hỏng

Chi phí bỏ ra để đầu tư cho một máy chấm công là khá lớn và khoản tiền doanh nghiệp phải chi ra để sửa chữa cũng là một con số không hề nhỏ nếu như máy chấm công gặp trục trặc, hư hỏng. Thay vì bỏ một khoản tiền lớn cho các phần mềm chấm công bằng máy thì việc ứng dụng phần mềm chấm công trên điện thoại chính là giải pháp tối ưu nhất đối với doanh nghiệp. Khi phần mềm xảy ra lỗi, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với bên cung cấp dịch vụ để hỗ trợ sửa chữa dữ liệu sao cho chính xác. Chúng ta có thể dùng lại ngay khi bộ phận kỹ thuật sửa chữa lại thông tin xong.

Những lợi ích của phần mềm chấm công bằng điện thoại

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm chấm công trên điện thoại

Để xác định được phần mềm chấm công cho nhân viên có thực sự phù hợp với loại hình, quy mô… của doanh nghiệp hay không, thì trước hết, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lại mức độ phù hợp giữa phần mềm với doanh nghiệp. Một phần mềm xuất sắc nhưng không phù hợp thì cũng sẽ không thể giải quyết được các bài toán liên quan đến chấm công mà doanh nghiệp đang gặp phải.Vì thế, các nhà quản lý cần lựa chọn thông minh các phần mềm chấm công thông qua các lưu ý sau:

Giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng 

Tiêu chí đặc biệt quan trọng khi chọn phần mềm chấm công đó chính là giao diện dễ sử dụng, thân thiện với người dùng. Việc sử dụng phần mềm thân thiện sẽ không gây khó khăn hay cản trở gì nhiều khi sử dụng, điều này giúp việc chấm công được dễ dàng hơn. Các module và tính năng phải được hệ thống rõ ràng, đơn giản và bộ lọc đủ mạnh. 

Hình thức chấm công đa dạng

Hình thức chấm công đa dạng như định vị GPS, thông qua wifi, mã QR, nhận diện khuôn mặt… sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả chấm công cho nhân viên hơn. Tùy vào loại hình, quy mô, ngành nghề hoạt động mà doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn các hình thức khác nhau sao cho phù hợp nhất.

Quản lý chặt chẽ thông tin, dữ liệu

Thông tin, dữ liệu của nhân viên chính là nguồn tài sản quý giá của doanh nghiệp. Việc bảo mật tất cả thông tin liên quan đến dữ liệu, hồ sơ nhân viên luôn là điều kiện hàng đầu mà các nhà quản trị đặt ra trước khi quyết định có nên sử dụng phần mềm hay không. Chính vì thế, phần mềm chấm công cần đảm bảo được yếu tố bảo mật, sao cho thông tin của nhân viên được bảo mật chặt chẽ nhất có thể. 

Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình

Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trong nghề, làm việc uy tín và hiệu quả, có thể nhanh chóng sửa chữa khi phần mềm gặp lỗi. Ngoài ra, một trong những yếu tố không thể thiếu chính là sự hỗ trợ nhiệt tình và chăm sóc khách hàng chu đáo.

HrOnline - Phần mềm chấm công thông minh trên điện thoại

HrOnline là nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, tích hợp hơn 28 chức năng bao gồm chấm công, tính lương, đánh giá KPI… giúp các doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự hiệu quả, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

Với nhiều tính năng vượt trội như: quản lý dữ liệu chấm công, thiết lập ca làm cho  nhân viên ở mọi lĩnh vực, phần mềm tổng hợp bản công… HrOnline hoàn toàn tự tin trong việc giúp doanh nghiệp quản lý, đánh giá thái độ, năng lực làm việc của nhân viên và thiết lập bảng lương phù hợp cho nhân viên.

 HrOnline giải pháp chấm công thông minh cho doanh nghiệp

Phương pháp chấm công bằng phần mềm chấm công trên điện thoại chính là giải pháp mà HrOnline đang cung cấp. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả thì hãy liên hệ ngay với HrOnline để được hỗ trợ tư vấn thêm thông tin nhé!