CÁCH LẬP KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG HIỆU QUẢ DÀNH CHO DOANH NGHIỆP

Kế hoạch truyền thông là một trong những điều kiện thiết yếu và tiên quyết của quá trình làm marketing. Bất kể doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận marketing, vì vậy mà kế hoạch truyền thông đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong các chiến dịch quảng bá hình ảnh, thương hiệu và chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên làm thế nào để lên kế hoạch truyền thông hiệu quả thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết. Việc tiếp cận phủ sóng thương hiệu đến với khách hàng là một điều hết sức quan trọng, là yếu tố quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Bỏ qua bước lập kế hoạch truyền thông cũng giống như việc doanh nghiệp đang thiếu một nhân tố quan trọng để tiếp cận khách hàng. Cùng HrOnline tìm hiểu chi tiết cách lập kế hoạch truyền thông hiệu quả dưới đây nhé!

Cách lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Kế hoạch truyền thông là gì?

Mọi chiến dịch truyền thông đều phải bắt đầu bằng việc lập kế hoạch. Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong một chiến dịch truyền thông. Việc lập kế hoạch truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn mục tiêu và cách thức hành động để đạt được mục đích trong tương lai.

Lập kế hoạch truyền thông là một trong những hoạt động cơ bản của chiến dịch truyền thông, nhằm mục đích xác định mục tiêu, phương án, trình tự thực hiện các hành động hướng tới mục đích cuối cùng là đưa thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp đến gần hơn  với khách hàng. Lập kế hoạch giúp cho nhà quản trị đưa ra những quyết định khả thi và dự trù những kế hoạch phòng bị nhằm đáp ứng những thay đổi đột ngột xảy ra trong quá trình thực hiện chiến lược truyền thông.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông

Bất kể một công việc, hoạt động hay lĩnh vực nào đều cần một chiến lược truyền thông cụ thể. Đặc biệt việc lập kế hoạch truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình thực hiện của một chiến dịch truyền thông, các bước trong tương lai để giảm thiểu sự cố xảy ra, tránh lãng phí thời gian, công sức và dư thừa nguồn nhân lực. Thông qua đó, các nhà quản trị có thể lựa chọn xem xét, đánh giá và loại trừ rủi ro một cách hiệu quả để áp dụng cho những chiến dịch tiếp theo. Cùng điểm qua một số lý do dưới đây để thấy được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông:

• Việc lập kế hoạch truyền thông sẽ giúp toàn bộ nhân viên trong một Ekip thực hiện biết rõ phần công việc mà mình cần phải làm. Nhờ đó, họ có thái độ làm việc và phối hợp với nhau một cách hiệu quả. Nếu không có kế hoạch, nhân viên sẽ không biết mình cần phải đi đâu và làm gì trong suốt quá trình diễn ra chiến dịch. Từ đó dẫn đến năng suất làm việc giảm mà lại mất thời gian, chi phí và công sức.
• Ngoài ra, lập kế hoạch rõ ràng sẽ giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về dự án. Thông qua đó đánh giá tiến trình thực hiện, độ hiệu quả của dự án đồng thời dự phòng những phương án thay thế nếu quá trình diễn ra chiến dịch truyền thông có thay đổi đột ngột.
• Kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp tránh lãng phí về thời gian, công sức và nguồn nhân lực. Khi một kế hoạch ra đời, người quản lý sẽ đánh giá được tầm quan trọng và cần thiết của dự án, từ đó dễ dàng điều phối nguồn nhân sự phù hợp ở những vị trí cụ thể đảm bảo cho quá trình diễn ra sự án được tối ưu và hiệu quả.

Với những lợi ích mà việc lập kế hoạch truyền thông mang lại. Đây là phần không thể thiếu trong mọi chiến lược truyền thông mà mỗi doanh nghiệp cần có. Để lập được một kế hoạch hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp cần trú trọng vào các chiến lược truyền thông cụ thể. Dưới đây là các bước để lập được một chiến lược truyền thông chi tiết.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông

Các bước để lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả

Để xây dựng được một kế hoạch truyền thông hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Nó còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như hoàn cảnh, môi trường, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mỗi yếu tố mà hiệu quả của chiến lược truyền thông đem lại là khác nhau. Cùng điểm qua một số bước dưới đây để có một kế hoạch truyền thông hiệu quả: 

• Phân tích thị trường hiện tại

Phân tích thị trường là bước đầu tiên vô cùng quan trọng để thiết lập được một kế hoạch truyền thông hiệu quả. Bước này sẽ cho doanh nghiệp biết vị trí mà doanh nghiệp đang đứng là ở đâu so với các đối thủ cạnh tranh. Từ đó đề ra phương án truyền thông hiệu quả. Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SWOT để nắm bắt được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cũng như thách thức đối với doanh nghiệp, nhằm đưa ra cái nhìn tổng quan nhất về thị trường. Thông qua mô hình này doanh nghiệp sẽ nắm bắt được sơ bộ thị trường mà doanh nghiệp đang nhắm đến.

• Xác định mục đích của chiến dịch truyền thông 

Bất kể doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào, quy mô ra sao. Khi triển khai một chiến dịch truyền thông cũng cần phải có mục đích cuối cùng mà chiến dịch truyền thông muốn đạt được là gì. Ví dụ, mục đích của doanh nghiệp là: “Tăng lượt khách hàng mới về cho doanh nghiệp”, thì mục tiêu của chiến lược sẽ bao gồm nhiều ý như: “Tiếp cận được với 3.000 lượt khách hàng mới”, “25% khách hàng tiềm năng nhận diện được thương hiệu X”. Chỉ khi có mục đích rõ ràng, thì từng bước trong kế hoạch truyền thông mới đi đúng hướng và đạt được hiệu quả cao.

• Xác định mục tiêu khách hàng

Trong một chiến lược truyền thông, khách hàng mục tiêu mới là đối tượng cuối cùng mà doanh nghiệp muốn trực tiếp nhắm tới. Giai đoạn này đòi hỏi doanh nghiệp cần xác định chính xác cụ thể nhóm người mà doanh nghiệp muốn hướng tới là ai, ai mới là những đối tượng tiềm năng quan tâm đến sản phẩm của doanh nghiệp. Bằng việc phân tích và đo lường, doanh nghiệp sẽ xác định được đối tượng cụ thể từ đó lên kế hoạch tác động tới họ.

• Xác định thông điệp truyền thông

Đôi khi thứ mà khách hàng nhớ nhất về một doanh nghiệp chỉ đơn giản là màu logo, một chiến dịch truyền thông hay một câu slogan ngắn. Vì vậy khi truyền tải thông điệp đến khách hàng, đòi hỏi doanh nghiệp cần xác định chính xác điều mà mình muốn truyền tải là gì. Từ đó hãy cùng ngồi lại, tập trung “brainstorm” ý tưởng để đưa ra được những thông điệp ấn tượng, thu hút khách hàng, đồng thời đánh đúng mục tiêu của dự án truyền thông của doanh nghiệp.

Các bước để lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả

• Xác định kênh truyền thông

Sau khi đã có được thông điệp cần truyền tải. Việc lựa chọn kênh truyền thông cũng rất quan trọng. Bằng việc nghiên cứu, đo lường và đánh giá, doanh nghiệp cần tìm hiểu về thói quen, nhu cầu sử dụng các kênh truyền thông của khách hàng để xác định được đâu là kênh tiếp cận được với nhiều khách hàng nhất. Thông qua đó để doanh nghiệp tiến hành đưa ra các giải pháp, truyền tải những thông điệp quan trọng, cần thiết đến với khách hàng dễ dàng hơn.

• Ngân sách cho chiến dịch truyền thông

Ngân sách luôn là một trong những vấn đề khá đau đầu đối với doanh nghiệp. Để có một chiến dịch truyền thông hiệu quả mà ngân sách bỏ ra tương đối phù hợp thì bộ phần truyền thông cần cân nhắc kỹ càng trong khâu lên kế hoạch chi tiết cho từng đầu mục, từng công việc phải làm trong suốt quá trình. Từ đó lên kế hoạch chi tiết bảng chi phí, chi tiêu các hoạt động nhằm đưa ra mức ngân sách hợp lý nhất so với doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp..

• Đánh giá hiệu suất chiến dịch

Đây là bước cuối cùng trong chiến dịch truyền thông mà mỗi doanh nghiệp cần có. Để biết một chiến dịch truyền thông có hiệu quả hay không, doanh nghiệp cần tiến hành đo lường, đánh giá xem kế hoạch có đạt được kết quả như mong muốn không, thông điệp đến được với khách hàng bao nhiêu phần trăm, ngân sách có hợp lý hay không. Từ đó doanh nghiệp sẽ xem xét báo cáo hiệu suất và rút kinh nghiệm cho những chiến dịch truyền thông sau này.

Truyền thông nội bộ cùng phần mềm HrOnline

Lập kế hoạch truyền thông rất quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu doanh nghiệp tới khách hàng. Bên cạnh đó truyền thông nội bộ cũng là một yếu tố quan trọng không kém. Việc dùng phần mềm quản lý nhân sự HrOnline trong truyền thông nội bộ đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Truyền thông nội bộ thực chất là việc doanh nghiệp đưa các thông điệp, nội dung cần thiết đến đối tượng là các nhân viên trong doanh nghiệp vào đúng thời điểm, mà ở đây nội dung cụ thể chính là: tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ giống như một điểm “giao” giúp kết nối các nhà quản trị với nhân viên. Nhà quản trị cần mô tả công việc truyền thông nội bộ một cách rõ ràng tránh trường hợp nhân viên hiểu nhầm ý nghĩa. Nhờ vậy, doanh nghiệp dễ dàng đưa văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, giúp nhân viên duy trì và hỗ trợ trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Với HrOnline, phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp hiển thị tất cả các thông báo về công việc được sắp xếp theo thứ tự thời gian giúp nhân viên dễ dàng theo dõi. Bên cạnh đó, các nhân viên trong doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng theo dõi để đăng bài viết thông báo trong những dịp đặc biệt của doanh nghiệp. Với tính năng “xem bảng tin”, phần mềm cho phép nhân viên thích, bình luận và chia sẻ hình ảnh trực tiếp lên bảng tin. Điều này giúp cho mối quan hệ giữa nhân viên và nhà quản trị trở nên gần gũi, thân thiết hơn. 

Truyền thông nội bộ cùng phần mềm HrOnline

Để có một chiến dịch truyền thông xuất sắc, đòi hỏi cách lập kế hoạch truyền thông cần phải hiệu quả. Bên cạnh việc truyền thông bên ngoài để đưa hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp tiếp cận gần hơn với khách hàng thì truyền thông nội bộ cũng là một nhân tố không thể thiếu trong một doanh nghiệp. Tích hợp những ưu điểm và tính năng vượt trội như: cho phép nhân viên thích và bình luận trên bảng tin, thoải mái chia sẻ hình ảnh cá nhân lên bảng tin. Phần mềm giúp sự kết nối của nhân viên và nhà quản trị gần gũi hơn. Một bước quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp là sự quan tâm của nhà quản trị dành cho ứng viên của mình. Đây cũng chính là lý do mà HrOnline xây dựng lên tính năng “xem bảng tin” giúp nhà quản trị cập nhật được những mong muốn, yêu cầu cũng như đời sống nhân viên hằng ngày. Liên hệ HrOnline để biết thêm thông tin và tư vấn miễn phí nhé!