Tôi nhớ rõ buổi cà phê với một anh founder startup edtech ở quận 1 cách đây hơn năm. Công ty anh 28 người, vừa gọi vốn xong series A, đang tuyển thêm 15 vị trí. Anh kéo điện thoại ra cho tôi xem "hệ thống nhân sự" của mình: 1 file Google Sheet danh sách nhân viên, 1 file Excel bảng lương (do kế toán kiêm nhiệm), 1 nhóm Zalo để đăng ký nghỉ phép, và 1 folder Google Drive chứa hợp đồng lao động scan.

Năm ngoái, tôi tư vấn cho một công ty chứng khoán khoảng 350 nhân viên ở Hà Nội. Anh Giám đốc Nhân sự — dân tài chính chuyển sang làm HR — kéo tôi vào phòng họp và mở ra 4 vấn đề: "Thứ nhất, đánh giá hiệu suất cuối năm của em vẫn bằng form Google — 350 người

Hai giờ sáng, khoa Cấp cứu bệnh viện đa khoa tỉnh. Điều dưỡng trưởng gọi điện cho phòng Nhân sự: "Chị ơi, ca trực đêm nay thiếu 2 người. Bạn Hoa nghỉ ốm đột xuất, bạn Minh thì lịch ghi trực nhưng bạn ấy bảo đã đổi ca tuần trước rồi. Em không biết ai trực thay."

Tôi từng ngồi trong văn phòng điều phối của một công ty giao nhận vùng TP.HCM — khoảng 200 shipper, 15 xe tải, phủ 12 quận huyện. Chị quản lý vận hành bật màn hình máy tính cho tôi xem: 3 tab Zalo (nhóm shipper khu vực 1, 2, 3), 1 file Excel danh sách nhân viên, 1 Google Sheet chấm công, 1 app đơn hàng, 1 bảng tính lương riêng. Chị bảo: "Mỗi sáng em mất 45 phút chỉ để biết hôm nay ai đi làm, ai nghỉ, ai cần điều sang khu vực khác. Chiều thì ngồi đối chiếu đơn giao — tiền thu hộ, tiền ship, đơn hoàn — muốn khóc."

Tôi có anh bạn chạy công ty xây dựng vừa ở Đồng Nai — khoảng 80 nhân viên văn phòng và hơn 300 công nhân phân tán trên 5 công trình. Mỗi cuối tháng, anh gọi đó là "tuần địa ngục": kế toán ngồi gộp bảng chấm công từ 5 công trường (mỗi chỗ một sổ ghi tay), đối chiếu với bảng công nhật do đội trưởng báo lên, rồi tính lương cho từng người — lương tháng cho nhân viên cứng, lương ngày cho thợ công nhật, lương khoán cho nhà thầu phụ. Mất 7-8 ngày. Và vẫn sai.

Năm ngoái, tôi được mời đến một chuỗi trà sữa 23 cửa hàng ở TP.HCM để "cứu" hệ thống nhân sự đang rối như canh hẹ. Chị chủ — một phụ nữ 32 tuổi, xây chuỗi từ 1 xe đẩy — mở laptop cho tôi xem: 14 file Excel, mỗi file là lịch ca của 1-2 cửa hàng, do 14 quản lý cửa hàng tự quản lý. Mỗi người một kiểu ghi, mỗi file một format. Cuối tháng, nhân viên kế toán ngồi gộp lại để tính lương mất 5 ngày. Mà vẫn sai.

Tôi có một người bạn mở chuỗi 7 quán cà phê ở Sài Gòn. Mỗi quán khoảng 10-12 nhân viên, tổng cộng gần 80 người — phần lớn là sinh viên part-time. Mỗi tuần, chị ngồi lên lịch ca cho 7 quán mất 6 tiếng. Mỗi tháng, tính lương theo giờ mất 3 ngày. Và mỗi tháng, chí ít có 2-3 nhân viên phàn nàn bị tính sai công hoặc thiếu phụ cấp ca tối.

Ngành sản xuất là lĩnh vực có bài toán nhân sự phức tạp nhất trong tất cả các ngành kinh tế. Khi một nhà máy vận hành 3 ca liên tục, có hàng trăm công nhân với nhiều hình thức lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán), kết hợp với tăng ca đột xuất theo đơn hàng và hàng chục loại phụ cấp — việc quản lý bằng Excel không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn sai sót nghiêm trọng.

Đối với các đơn vị vận hành theo mô hình chuỗi như bán lẻ, F&B hay dịch vụ, quản lý ca kíp và chấm công luôn là bài toán đau đầu. Việc nhân viên làm việc theo nhiều ca khác nhau, đổi ca liên tục và làm việc tại nhiều chi nhánh khiến quy trình truyền thống trở nên quá tải và dễ sai sót. Số hóa quy trình quản lý ca kíp không chỉ giúp tối ưu hóa xếp lịch làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác trong tính lương, ngăn chặn gian lận và nâng cao trải nghiệm của nhân viên tại từng điểm bán.