Câu Chuyện Quản Lý Đơn Từ Hồ Sơ Tài Liệu Tại Các Công Ty Doanh Nghiệp

    Quản lý đơn từ, hồ sơ, tài liệu từ trước đến nay vốn là công việc phức tạp và khó khăn và vô cùng phức tạp tại các công ty doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý hồ sơ, đơn từ, tài liệu một cách hiệu quả giúp công ty, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ từ đó giúp đẩy mạnh quy trình số hóa tại các công ty, doanh nghiệp. Câu trả lời sẽ được lý giải thông qua bài viết này, HrOnline mời các bạn theo dõi.

Quản lý hồ sơ, đơn từ bài toán khó khăn của các công ty, doanh nghiệp

Câu Chuyện quản lý hồ sơ, đơn từ tại các công ty doanh nghiệp hiện nay.

   Đa số các công ty doanh nghiệp hiện nay kể cả các công ty doanh nghiệp lớn vẫn duy trì phương pháp truyền thống trong việc quản lý đơn từ, hồ sơ và tài liệu. Lý do đơn giản mà các công ty, doanh nghiệp vãn duy trì thực hiện việc này bởi vì họ luôn theo cái cũ, không chịu đổi mới, họ vẫn thích việc lưu trữ những công văn giấy tờ đó để có minh chứng sống cho hoạt động của công ty, muốn cho đối tác hay các công ty khác mình là một công ty có tầm ảnh hưởng có tài liệu nội bộ nhiều được lưu hành và phát triển đa dạng.

   Bên cạnh đó việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ và các loại đơn từ theo cách truyền thống này thường được lòng nhà lãnh đạo bởi họ muốn lưu giữ lại những minh chứng sống và chứng thực cụ thể về từng loại giấy tờ mà công ty đã tổng hợp từ trước đến nay.

Ưu điểm thì ít nhưng mặc hạn chế của công tác lưu trữ đơn từ, tài liệu, hồ sơ bằng giấy là rất nhiều:

Tủ đựng hồ sơ, đơn từ, tài liệu

    Nếu công ty doanh nghiệp nào có diện tích và chịu bỏ chi phí đầu tư tủ đựng hồ sơ chất lượng thì không nói nhưng nếu đối với những mô hình công ty, doanh nghiệp nhỏ không đủ kinh phí đầu tư trang thiết bị họ chỉ mua những chiếc tủ ván ép công nghiệp thì điều này rất nguy hiểm. Thường tuổi thọ của những loại tủ này rất thấp có thời hạn sử dụng tầm 1-3 năm. và đặc biệt nếu có vấn đề về ẩm mốc hoặc côn trùng phá hoại thì rất nhanh hư và tất nhiên tài liệu cũng sẽ không còn nguyên vẹn. Thường thì các tài liệu được lưu trữ trong các loại tủ này sẽ có xu thế bị úa vàng, bị ẩm mốc, bị con trùng gặm nhấm hoặc thậm chí bị mục nát do yếu tố thời tiết…

Tủ đựng tài liệu có vai trò quan trọng trong việc bảo quản tài liệu giấy

Tiếp đến việc khó khăn nhất của việc lưu trữ tài liệu giấy đó chính là cách sắp xếp và tìm kiếm. 

   Thường thì các giấy tờ sẽ được sắp xếp theo các loại như: đơn từ, tài liệu và hồ sơ … và phân biệt bằng việc sắp xếp theo tiêu đề chữ cái của nội dung tài liệu, hồ sơ, đơn từ...theo trật tự chữ cái alpha A-Z. Chính từ việc phân biệt như thế nên khi người quản lý cần giấy tờ hồ sơ gấp, cấp thiết thường gặp khó khăn như: Tìm kiếm rất lâu, có khi tìm không ra, tìm không đủ những hồ sơ, đơn từ, tài liệu giám đốc cần...

Việc lưu trữ tài liệu bằng phương pháp truyền thống rất tốn thời gian và diện tích 

   Thật vậy nếu ít giấy tờ và công văn thì không kể đến những nếu mà công ty, doanh nghiệp nào ngày về tầm 5-10 công văn, giấy tờ thôi là việc lưu trữ  truyền thống cũng đã mệt. giấy tờ cứ ngày theo ngày mà tăng lên trong khi đó không gian diện tích dành cho việc lưu trữ chỉ có hạn. Không thể nào đảm bảo rằng có thể chứa hết đống dữ liệu phức tạp kia. Mặc khác việc thường xuyên cập nhật và sắp xếp các loại đơn từ hằng ngày sẽ làm tốn rất nhiều thời gian của người làm công tác nhân sự hoặc lưu kho.

Việc lưu trữ bằng phương pháp truyền thống thường tốn thời gian và diện tích

Việc lưu trữ tài liệu bằng phương pháp truyền thống khó khăn trong việc xuất file và chia sẻ thông tin:

    Như quý công ty, doanh nghiệp đã biết việc quản lý  lý tài liệu và lưu trữ theo phương pháp truyền thống rất khăn đặc biệt là quá trình xuất file hay chia sẻ thông tin hồ sơ, nội dung, đơn từ cho nhân viên. Nếu như giám đốc muốn xuất các loại đơn từ của nhân viên phòng kinh doanh thang 1 thì lúc đó người làm công tác lưu trữ, nhân sự, văn thư phải ngồi mò và lục lại trong đống tài liệu giấy nằm trong tủ kia để đem ra lục, tìm kiếm đủ đơn từ, tài liệu rồi mới đem giao cho sếp. Bên cạnh đó việc chia sẽ các thông tin về tài lieuj đơn từ cho các nhân viên cũng khó khăn hơn bao giờ hết khi đống tài liệu chỉ nằm ở file giấy. không có khả năng chia sẻ và chỉnh sửa khi cần.

Việc lưu trữ tài liệu bằng phương pháp truyền thống dễ làm cho đơn từ, hồ sơ , tài liệu  bị hư hỏng.

   Có thể nói việc quản lý hồ sơ đơn từ bằng phương pháp truyền thống khó có thể nào giữ cho tài liệu nguyên vẹn dù cho công tác bảo quản của công ty, doanh nghiệp bạn có tốt đến đâu. Trước những yếu tố như: thời tiết, nhiệt độ, độ ẩm, không khí, ánh sáng, côn trùng, môi trường, khí hậu, con người...sẽ làm tài lieuj của bạn sẽ hao mòn theo năm tháng và có thể xảy ra các tính trạng khủng khiếp hơn với tài liệu, đơn từ, hồ sơ của bạn như: hư hỏng, ẩm ướt, rách rưới, oxi hóa,vàng úa, ướt nhẻm, mốc…

Lưu trữ tài liệu bằng phương pháp truyền thống dễ làm cho đơn từ, hồ sơ , tài liệu  bị hư hỏng

   Thật vậy, Câu Chuyện Quản Lý Đơn Từ, Hồ sơ, Tài liệu tại các Công ty, Doanh nghiệp hiện nay vô cùng khó khăn, mặc dù internet ra đời đã hỗ trợ rất nhiều cho các công ty, doanh nghiệp trong việc quản lý các đơn từ, hồ sơ, sổ sách, bằng các công cụ như lưu file, lưu trên web công ty, lưu folder, lưu trên công cụ chuẩn hóa…Thế nhưng bài toán quản lý đơn từ, hồ sơ, sổ sách vẫn là chưa bao giờ được giải quyết một cách thỏa đáng nhất tại các công ty, doanh nghiệp. giúp các công ty doanh nghiệp tối ưu chi phí, quản lý các loại đơn từ, hồ sơ, sổ sách một cách hiệu quả.

   Hãy liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp hoàn toàn miễn phí.

Nguồn: https://hronline.vn/bai-viet-pho-bien-noi-bat